Le verdict en trois phrases
Dans une ETI qui recrute plus de 100 personnes par an, l'onboarding manuel coûte environ 9 heures de travail par arrivée, réparties entre RH, IT, services généraux, paie, management et sécurité. Un workflow sur mesure (15 000 à 35 000 € HT) branché sur vos outils existants est souvent plus rentable qu'un SIRH complet à 8 € par salarié et par mois, sauf si vous comptiez de toute façon remplacer votre SIRH. Le gain principal vient de la création automatisée des comptes et des relances, pas d'un joli portail d'accueil.
Où partent les 9 heures par recrutement
À chaque arrivée, six services interviennent dans une ETI industrielle ou de services lyonnaise. Le diagnostic type sur 20 recrutements récents donne :
| Service | Tâches | Temps manuel | Temps après automatisation |
|---|---|---|---|
| RH | Contrat, DPAE, dossier, mutuelle, relances pièces | 3 h 30 | 1 h 15 |
| IT | Création comptes AD/Microsoft 365, licences, poste | 2 h 30 | 0 h 30 |
| Services généraux | Badge, parking, place, EPI | 1 h 15 | 0 h 30 |
| Paie | Saisie fiche salarié, RIB, variables | 1 h 00 | 0 h 15 |
| Manager | Planning de la première semaine, parrain | 1 h 30 | 0 h 45 |
| Sécurité / QSE | Accueil sécurité, formations obligatoires | 1 h 00 | 0 h 30 |
| Total | 10 h 45 | 3 h 45 (≈ 7 à 9 h gagnées) |
Sur 140 recrutements par an, cela représente environ 1 260 heures récupérées, soit l'équivalent de 0,8 ETP. Le bénéfice indirect compte autant : un nouvel arrivant qui a son poste, son badge et ses accès le premier jour devient productif une semaine plus tôt.
Workflow sur mesure ou SIRH : le comparatif 2026
| Critère | SIRH avec module onboarding | Workflow sur mesure |
|---|---|---|
| Coût initial | 5 000 à 20 000 € de déploiement | 15 000 à 35 000 € HT |
| Coût récurrent (650 salariés) | 8 €/salarié/mois, soit ≈ 62 400 €/an | 3 000 à 6 000 €/an (hébergement + maintenance) |
| Délai | 4 à 9 mois (projet SIRH global) | 3 mois |
| Intégration avec l'existant (paie, AD, badge) | Connecteurs standards, parfois payants | Sur vos outils, y compris badges et ERP |
| Adaptation aux processus spécifiques | Paramétrage limité | Totale |
| Pertinence | Si le SIRH actuel est à remplacer | Si le SIRH et la paie donnent satisfaction |
Le bon arbitrage dépend donc de votre SIRH actuel. Si vous êtes satisfait de votre paie et de votre gestion des temps, payer 62 400 € par an pour obtenir un module d'onboarding est disproportionné. Si votre SIRH est en fin de vie, intégrer l'onboarding au projet de remplacement est logique.
Ce que fait concrètement le workflow
| Déclencheur | Action automatisée | Outil connecté |
|---|---|---|
| Promesse d'embauche signée | Création du dossier, envoi du formulaire salarié | Signature électronique, base RH |
| Pièces reçues | Contrôle de complétude, relance à J+3 | E-mail, SMS |
| J−10 | Création comptes, licences, commande de poste | Microsoft 365, Active Directory, ITSM |
| J−5 | Badge, parking, place attribuée | Contrôle d'accès, outil services généraux |
| J−3 | Planning de la semaine envoyé au manager et au parrain | Agenda, Teams |
| J+1 à J+90 | Formations obligatoires, points d'étape, questionnaire d'étonnement | LMS, formulaire |
Le projet se déroule en 3 mois : 3 semaines de cartographie avec les 6 services, 6 semaines de développement et connexions, 3 semaines de pilote sur une dizaine d'arrivées réelles.
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Sophie, DRH d'une ETI industrielle à Lyon (650 salariés, 140 recrutements par an), retient un workflow sur mesure à 28 000 € HT, avec 400 € par mois de maintenance. Gain : 1 260 heures par an à 48 € de coût chargé moyen, soit 60 480 € par an ou 5 040 € par mois. Gain net mensuel : 5 040 − 400 = 4 640 €. Retour sur investissement : 28 000 ÷ 4 640 ≈ 6 mois. Par comparaison, un SIRH à 8 € par salarié coûterait 62 400 € par an rien qu'en abonnement.
FAQ
Le workflow fonctionne-t-il avec notre paie externalisée ?
Oui, il transmet un fichier ou un appel API au prestataire de paie avec les données du salarié. Comptez 2 à 4 jours de développement par connecteur, soit 1 500 à 3 000 € HT.
Que deviennent les données personnelles des candidats ?
Les données sont hébergées en France ou dans l'UE, avec accès par rôle et durées de conservation conformes au RGPD. Un registre de traitement et une analyse d'impact simple font partie de la livraison.
Peut-on gérer aussi les départs (offboarding) ?
Oui, et c'est souvent le second chantier : la suppression des accès sous 24 h réduit un risque de sécurité réel. L'extension coûte en général 5 000 à 9 000 € HT.
Faut-il que les managers changent leurs habitudes ?
Peu : ils reçoivent une tâche dans Teams ou par e-mail avec une checklist. Le taux de complétion des tâches manager passe en général de 60 % à plus de 90 %.
Combien de temps avant de mesurer le gain ?
Dès le pilote : sur 10 arrivées, on mesure le temps passé par service et le nombre d'accès prêts le premier jour, qui doit dépasser 95 %.
Parlons de votre projet. Décrivez-nous votre volume de recrutements et vos outils RH et IT : nous chiffrons un workflow d'onboarding entre 15 000 et 35 000 € HT, livré en 3 mois. Devis détaillé sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
