Le verdict en trois phrases
Pour 100 à 200 arrivées par an, des workflows n8n auto-hébergés à 6 000 à 12 000 EUR HT offrent le meilleur rapport coût, contrôle et conformité RGPD. Make à 30 à 300 EUR par mois convient pour démarrer vite si les données RH peuvent transiter par un service tiers. L'application sur mesure autour de 25 000 EUR se justifie quand l'onboarding devient un parcours collaborateur complet, avec portail, signatures et suivi des 90 premiers jours.
Ce que coûte un onboarding manuel
La DRH d'un groupe lyonnais de 900 salariés gère environ 150 arrivées par an. Chacune déclenche des échanges e-mail avec 6 services : RH, paie, DSI (comptes et licences), services généraux (badge, poste), manager et formation. Résultat : des comptes créés le jour J à 11 h, un ordinateur livré la deuxième semaine et des formations obligatoires oubliées.
| Étape d'onboarding | Temps manuel par arrivée | Après automatisation | Service concerné |
|---|---|---|---|
| Saisie du dossier et contrat | 1 h 15 | 20 min | RH |
| Création des comptes (AD, messagerie, SIRH) | 1 h 30 | 10 min | DSI |
| Commande du matériel et du badge | 1 h | 15 min | Services généraux |
| Inscription aux formations obligatoires | 45 min | 5 min | Formation |
| Relances manager et checklist J+30 | 1 h | 15 min | Manager et RH |
| Déclaration et paramétrage paie | 45 min | 30 min | Paie |
| Total | 6 h 15 | 1 h 35 | 6 services |
Ordre de grandeur 2026 : environ 5 heures économisées par arrivée, soit 750 heures par an pour 150 arrivées, l'équivalent de près d'un demi-poste administratif.
n8n, Make ou sur mesure : le comparatif
| Critère | n8n auto-hébergé | Make (SaaS) | Application sur mesure |
|---|---|---|---|
| Mise en place | 6 000 à 12 000 EUR HT | 3 000 à 8 000 EUR HT de paramétrage | 25 000 EUR HT environ |
| Coût récurrent | 40 à 120 EUR par mois (serveur UE) | 30 à 300 EUR par mois selon opérations | 200 à 500 EUR par mois |
| Hébergement des données | Vos serveurs ou cloud français | Infrastructure de l'éditeur | Votre infrastructure |
| Connecteurs SIRH, AD, Microsoft 365 | Natifs ou via API | Natifs, très nombreux | Développés selon besoin |
| Portail du nouvel arrivant | Non, e-mails et notifications | Non | Oui, parcours personnalisé |
| Délai de déploiement | 6 semaines | 3 à 4 semaines | 10 à 12 semaines |
| Maintenance interne | Compétence technique utile | Faible | Prestataire ou DSI |
Le choix le plus fréquent pour un groupe de cette taille : n8n hébergé en France, déclenché par la signature du contrat dans le SIRH, qui crée les comptes Microsoft 365 et Active Directory, ouvre les tickets matériel, inscrit le salarié aux formations et envoie au manager une checklist datée à J-7, J+1, J+30 et J+90. Chaque étape est journalisée, ce qui répond aux exigences du RGPD sur la traçabilité des accès aux données personnelles.
Mini cas pratique
Isabelle, DRH d'un groupe de 900 salariés à Lyon, chiffre le coût actuel : 150 arrivées multipliées par 6 h 15, soit 940 heures par an réparties entre 6 services, à un coût horaire chargé moyen de 40 EUR, donc 37 600 EUR par an. Après automatisation avec n8n, il reste 1 h 35 par arrivée, soit 240 heures et 9 600 EUR.
Gain annuel : 28 000 EUR. Le projet coûte 10 000 EUR HT de mise en place plus 80 EUR par mois d'hébergement. Il est amorti en moins de 5 mois, sans compter l'effet sur la période d'essai : un nouvel arrivant opérationnel dès le premier jour réduit le risque de départ précoce, dont le coût est souvent estimé à plusieurs mois de salaire.
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FAQ
Combien coûte l'automatisation de l'onboarding avec n8n ?
La mise en place se situe entre 6 000 et 12 000 EUR HT pour un groupe de 500 à 1 000 salariés, plus 40 à 120 EUR par mois d'hébergement en France. Le prix dépend surtout du nombre de systèmes à connecter.
Make est-il conforme au RGPD pour des données RH ?
Make propose un hébergement dans l'Union européenne et un accord de traitement des données. Pour des données sensibles comme le numéro de sécurité sociale, beaucoup de DSI préfèrent toutefois n8n auto-hébergé, qui garde 100 % des flux sur leur infrastructure.
En combien de temps le système est-il opérationnel ?
Comptez 6 semaines pour n8n : 1 semaine de cartographie, 3 semaines de construction, 2 semaines de test sur 5 à 10 arrivées réelles. Make peut être prêt en 3 à 4 semaines.
Faut-il changer de SIRH ?
Non. Les workflows se branchent sur les SIRH courants via API ou export planifié. Seul un SIRH sans aucune API impose un export de fichier quotidien.
Peut-on automatiser aussi les départs ?
Oui, le même socle gère l'offboarding : désactivation des comptes, restitution du matériel, solde de tout compte. L'extension coûte en général 2 000 à 4 000 EUR HT supplémentaires.
Parlons de votre projet. Décrivez-nous votre volume d'arrivées et vos outils RH, nous vous proposons un périmètre n8n, Make ou sur mesure entre 6 000 et 25 000 EUR HT, livrable en 6 à 12 semaines. Devis détaillé sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
