Le verdict en trois phrases
Pour une ETI qui recrute 150 personnes par an, automatiser l'onboarding entre la signature du contrat et le premier jour coûte 10 000 à 25 000 € HT en 2026, selon le SIRH et le nombre de systèmes à piloter. Le parcours déclenche automatiquement la création des comptes Microsoft 365, la commande du matériel, les badges et les formations obligatoires, ce qui supprime l'arrivée sans ordinateur. Avec 4 heures gagnées par recrutement et un turnover à 90 jours en baisse, le projet est rentabilisé dans l'année.
Ce que le parcours automatise, étape par étape
Le déclencheur est la signature électronique du contrat (Yousign, DocuSign) ou le passage du candidat au statut « embauché » dans le SIRH. Tout le reste s'enchaîne.
| Étape | Avant (manuel) | Après (automatisé) | Délai cible | Responsable notifié |
|---|---|---|---|---|
| Création du dossier salarié | Ressaisie depuis le contrat | Fiche créée dans le SIRH depuis l'ATS | Immédiat | RH |
| Comptes Microsoft 365 et Entra ID | Ticket à la DSI, souvent oublié | Compte, licence et groupes créés selon le poste | J-5 | DSI |
| Matériel (PC, téléphone) | Email au service achats | Commande déclenchée selon le profil de poste | J-15 | Achats |
| Badge et accès locaux | Demande au service généraux | Demande créée et suivie | J-3 | Services généraux |
| Formations obligatoires (sécurité, RGPD) | Inscription manuelle | Inscription LMS et rappel au salarié | J+1 à J+30 | Manager |
| Livret d'accueil et message du manager | Variable | Email de bienvenue personnalisé à J-7 | J-7 | Manager |
| Points d'étape à J+30 et J+90 | Souvent sautés | Invitations Outlook créées automatiquement | J+30, J+90 | Manager et RH |
Le parcours inverse (offboarding : désactivation des comptes, restitution du matériel) se construit sur la même base pour 3 000 à 6 000 € HT de plus. C'est souvent la partie la plus importante pour la sécurité.
Prix 2026 selon votre SIRH
| Configuration | SIRH courant | Prix HT 2026 | Délai | Exploitation mensuelle HT |
|---|---|---|---|---|
| Parcours simple, outils Microsoft | SIRH avec API (Lucca, Factorial) | 10 000 à 14 000 € | 5 à 7 semaines | 150 à 250 € |
| Parcours avec ATS et signature électronique | Lucca, Factorial, Eurecia | 13 000 à 18 000 € | 6 à 8 semaines | 200 à 300 € |
| Multi-sites et profils de poste variés | Workday, Talentsoft, HR Access | 18 000 à 25 000 € | 8 à 12 semaines | 250 à 400 € |
| Ajout offboarding complet | Tous | +3 000 à 6 000 € | +2 semaines | Inclus |
| Portail d'accueil salarié (pré-onboarding) | Tous | +4 000 à 8 000 € | +3 semaines | +50 € |
À comparer avec les modules onboarding intégrés aux SIRH : 2 à 5 € par salarié et par mois, soit 12 000 à 30 000 € par an pour 500 salariés, mais qui ne créent généralement pas les comptes Microsoft ni les commandes de matériel. L'automatisation sur mesure comble précisément ce trou entre RH et DSI.
Les conditions de réussite
- Profils de poste normalisés : 10 à 25 profils (commercial, technicien, cadre siège...) définissent licences, groupes et matériel. Sans ce référentiel, rien n'est automatisable.
- Validation RGPD : les données de l'arrivant circulent entre 4 à 6 outils ; la DPO valide le registre de traitement.
- Droits minimaux : le connecteur Microsoft Graph reçoit uniquement les permissions de création de comptes, pas d'administration globale.
- Tableau de suivi : chaque arrivée affiche ses étapes en vert ou rouge à J-5 pour la RH.
Mini cas pratique
Isabelle, DRH d'une ETI aéronautique de 900 salariés à Blagnac, recrute 150 personnes par an. Chaque recrutement mobilise en moyenne 4 heures de coordination entre RH, DSI et achats, et 1 arrivée sur 5 démarre sans poste opérationnel.
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- Temps de coordination : 150 × 4 h = 600 heures par an, à 50 € chargés, soit 30 000 € par an.
- Premiers jours perdus : 30 arrivées × 1 jour × 280 € de coût journalier = 8 400 € par an.
- Turnover à 90 jours : passer de 12 % à 9 % évite 4 à 5 départs, chaque remplacement coûtant environ 6 000 €, soit 24 000 à 30 000 €.
- Coût du projet : 18 000 € HT avec offboarding, plus 250 € × 12 = 3 000 € par an.
- Bilan : plus de 60 000 € de gains annuels pour 21 000 € la première année.
FAQ
Faut-il changer de SIRH ?
Non. Lucca, Factorial, Eurecia ou Workday exposent des API suffisantes. Seuls les SIRH sans API demandent un export fichier quotidien, avec un surcoût de 1 500 à 3 000 € HT.
La DSI garde-t-elle le contrôle des comptes ?
Oui. Les règles de création (groupes, licences, boîtes partagées) sont validées par la DSI et chaque création est journalisée. Un administrateur peut bloquer une arrivée en un clic.
Combien de temps pour le premier recrutement automatisé ?
Le socle (comptes Microsoft et matériel) est opérationnel en 5 à 7 semaines. Les formations et points d'étape suivent en 2 à 3 semaines.
Que se passe-t-il si une embauche est annulée ?
L'annulation dans le SIRH déclenche la suppression du compte et l'annulation de la commande si elle n'est pas expédiée, en moins de 15 minutes.
Peut-on utiliser Power Automate ?
Oui pour les flux simples, inclus dans de nombreuses licences Microsoft 365. Au-delà de 6 à 8 systèmes ou de profils complexes, un orchestrateur dédié est plus robuste et plus facile à maintenir.
Parlons de votre projet. Indiquez votre SIRH, votre volume de recrutements annuels et vos outils DSI : nous chiffrons un parcours d'onboarding entre 10 000 et 25 000 € HT, livrable en 5 à 12 semaines. Devis détaillé sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
