Le verdict en trois phrases
Automatiser le flux documentaire d'une PME lilloise (validations, signatures, archivage) represente 9 000 a 26 000 EUR HT en 2026, pour 4 a 8 semaines de projet. Le socle combine une GED, une signature electronique (3 a 8 EUR par signature) et un SSO, le tout heberge en France/UE pour la conformite RGPD. Un bon cahier des charges conditionne le devis : plus le perimetre est clair, plus le chiffrage est juste et le gain rapide (60 a 90 h/mois).
Les postes d'un devis type
Voici la decomposition d'un devis 2026 pour une PME lilloise de 30 a 50 salaries, TVA 20 % en sus.
| Poste | Description | Prix HT 2026 |
|---|---|---|
| GED + arborescence | classement, droits, recherche | 3 000 - 7 000 EUR |
| Workflows de validation | circuits multi-niveaux | 2 500 - 6 000 EUR |
| Signature electronique | integration prestataire | 1 500 - 4 000 EUR |
| SSO + securite | annuaire, droits, journaux | 1 500 - 4 000 EUR |
| Archivage RGPD | conservation, purge | 1 000 - 3 000 EUR |
| Recette + formation | tests, conduite du changement | 1 000 - 2 500 EUR |
| Total | 4 a 8 semaines | 9 000 - 26 000 EUR |
La TMA se situe entre 150 et 300 EUR/mois pour les evolutions et la supervision.
Hebergement, RGPD et conservation
Le choix de l'hebergeur et des durees de conservation est un point sensible du cahier des charges. Voici les reperes 2026.
| Element | Option recommandee | Ordre de grandeur 2026 |
|---|---|---|
| Hebergement | OVH / Scaleway (France) | 40 - 150 EUR/mois |
| Signature | prestataire qualifie eIDAS | 3 - 8 EUR/signature |
| Conservation RGPD | selon nature du document | 1 a 10 ans |
| Journalisation | acces et modifications | incluse |
| Sauvegarde | quotidienne chiffree | incluse |
Privilegier un hebergement France/UE evite les transferts hors UE et simplifie la conformite au RGPD et a la loi locale.
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Mini cas pratique
Sophie, directrice administrative d'une PME de services B2B de 45 salaries a Lille, gerait 350 documents a valider et signer par mois, avec des circuits papier lents. Elle investit 17 000 EUR HT dans une GED + workflows + signature electronique, plus 230 EUR/mois de TMA et environ 1 400 EUR/an de signatures (4 EUR x 350). Gain : 75 heures/mois economisees, valorisees a 30 EUR l'heure soit 2 250 EUR/mois. Net de la TMA et des signatures, le gain mensuel avoisine 1 900 EUR : l'investissement est rembourse en 9 mois environ, avec en prime une tracabilite complete.
FAQ
Que doit contenir le cahier des charges ? Le perimetre des documents, les circuits de validation, les droits d'acces, les durees de conservation et les integrations (annuaire, ERP). Plus il est precis, plus le devis est fiable.
La signature electronique a-t-elle une valeur legale ? Oui, via un prestataire qualifie eIDAS ; comptez 3 a 8 EUR par signature selon le niveau (simple, avance, qualifie).
Ou sont stockes les documents ? Sur un hebergement France/UE (OVH, Scaleway) pour 40 a 150 EUR/mois, avec journalisation et sauvegarde chiffree pour le RGPD.
Combien de temps economise-t-on ? En general 60 a 90 heures/mois sur une PME de 30 a 50 salaries, selon le volume de documents traites.
Le projet est-il evolutif ? Oui : on commence par les circuits critiques, puis on etend aux autres services ; la TMA a 150-300 EUR/mois accompagne ces evolutions.
Parlons de votre projet. Transmettez-nous le volume de documents, vos circuits de validation et votre echeance : nous redigeons le cahier des charges et chiffrons le devis. Devis detaille sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
