Le verdict en trois phrases
Automatiser le flux documentaire d'une PME lilloise (validations, signatures, archivage) représente 9 000 à 26 000 EUR HT en 2026, pour 4 à 8 semaines de projet. Le socle combine une GED, une signature électronique (3 à 8 EUR par signature) et un SSO, le tout hébergé en France/UE pour la conformité RGPD. Un bon cahier des charges conditionne le devis : plus le périmètre est clair, plus le chiffrage est juste et le gain rapide (60 à 90 h/mois).
Les postes d'un devis type
Voici la décomposition d'un devis 2026 pour une PME lilloise de 30 à 50 salariés, TVA 20 % en sus.
| Poste | Description | Prix HT 2026 |
|---|---|---|
| GED + arborescence | classement, droits, recherche | 3 000 - 7 000 EUR |
| Workflows de validation | circuits multi-niveaux | 2 500 - 6 000 EUR |
| Signature électronique | intégration prestataire | 1 500 - 4 000 EUR |
| SSO + sécurité | annuaire, droits, journaux | 1 500 - 4 000 EUR |
| Archivage RGPD | conservation, purge | 1 000 - 3 000 EUR |
| Recette + formation | tests, conduite du changement | 1 000 - 2 500 EUR |
| Total | 4 à 8 semaines | 9 000 - 26 000 EUR |
La TMA se situe entre 150 et 300 EUR/mois pour les évolutions et la supervision.
Hébergement, RGPD et conservation
Le choix de l'hébergeur et des durées de conservation est un point sensible du cahier des charges. Voici les repères 2026.
| Élément | Option recommandée | Ordre de grandeur 2026 |
|---|---|---|
| Hébergement | OVH / Scaleway (France) | 40 - 150 EUR/mois |
| Signature | prestataire qualifié eIDAS | 3 - 8 EUR/signature |
| Conservation RGPD | selon nature du document | 1 à 10 ans |
| Journalisation | accès et modifications | incluse |
| Sauvegarde | quotidienne chiffrée | incluse |
Privilégier un hébergement France/UE évite les transferts hors UE et simplifie la conformité au RGPD et à la loi locale.
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Mini cas pratique
Sophie, directrice administrative d'une PME de services B2B de 45 salariés à Lille, gérait 350 documents à valider et signer par mois, avec des circuits papier lents. Elle investit 17 000 EUR HT dans une GED + workflows + signature électronique, plus 230 EUR/mois de TMA et environ 1 400 EUR/an de signatures (4 EUR x 350). Gain : 75 heures/mois économisées, valorisées à 30 EUR l'heure soit 2 250 EUR/mois. Net de la TMA et des signatures, le gain mensuel avoisine 1 900 EUR : l'investissement est remboursé en 9 mois environ, avec en prime une traçabilité complète.
FAQ
Que doit contenir le cahier des charges ? Le périmètre des documents, les circuits de validation, les droits d'accès, les durées de conservation et les intégrations (annuaire, ERP). Plus il est précis, plus le devis est fiable.
La signature électronique a-t-elle une valeur légale ? Oui, via un prestataire qualifié eIDAS ; comptez 3 à 8 EUR par signature selon le niveau (simple, avancé, qualifié).
Où sont stockés les documents ? Sur un hébergement France/UE (OVH, Scaleway) pour 40 à 150 EUR/mois, avec journalisation et sauvegarde chiffrée pour le RGPD.
Combien de temps économise-t-on ? En général 60 à 90 heures/mois sur une PME de 30 à 50 salariés, selon le volume de documents traités.
Le projet est-il évolutif ? Oui : on commence par les circuits critiques, puis on étend aux autres services ; la TMA à 150-300 EUR/mois accompagne ces évolutions.
Parlons de votre projet. Transmettez-nous le volume de documents, vos circuits de validation et votre échéance : nous rédigeons le cahier des charges et chiffrons le devis. Devis détaillé sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
