Le verdict en trois phrases
Un assistant IA interne de type RAG (génération augmentée par recherche) répond aux questions des salariés en citant les documents de l'entreprise, sans réentraîner de modèle. Pour un groupe de 600 personnes, comptez 20 000 à 60 000 € HT de mise en place et 2 à 6 € par utilisateur et par mois d'usage, hébergement UE compris. Le projet se joue sur un point : le respect des droits d'accès document par document, sinon l'assistant devient une fuite de données interne.
Ce que coûte réellement un assistant RAG en 2026
Le budget dépend moins du modèle de langage que du travail sur les sources : nettoyage des procédures, connecteurs SharePoint ou Google Drive, découpage des documents, gestion des versions. Les fourchettes ci-dessous sont des ordres de grandeur 2026 constatés sur des projets de PME et d'ETI.
| Poste | Périmètre réduit (1 service) | Groupe 600 salariés | Remarque |
|---|---|---|---|
| Cadrage et audit des sources | 3 000 € HT | 6 000 à 9 000 € HT | Inventaire SharePoint, doublons, versions obsolètes |
| Connecteurs (SharePoint, Drive, intranet) | 4 000 € HT | 8 000 à 15 000 € HT | Synchronisation incrémentale toutes les heures |
| Indexation et recherche vectorielle | 3 000 € HT | 6 000 à 12 000 € HT | Base vectorielle hébergée en UE |
| Gestion des droits (ACL) | 2 000 € HT | 5 000 à 12 000 € HT | Filtrage à la requête selon l'identité Entra ID |
| Interface (Teams, web, widget) | 2 500 € HT | 4 000 à 8 000 € HT | Réponses avec sources cliquables |
| Recette, évaluation, formation | 2 500 € HT | 4 000 à 6 000 € HT | Jeu de 150 à 300 questions de test |
| Total mise en place | environ 17 000 € HT | 33 000 à 62 000 € HT | Délai 6 à 12 semaines |
Côté fonctionnement, le coût d'usage reste modeste : l'appel au modèle, le stockage vectoriel et l'hébergement représentent 2 à 6 € par utilisateur actif et par mois. Sur 600 salariés dont 350 utilisateurs réguliers, cela donne 700 à 2 100 € par mois, auxquels s'ajoute une maintenance de 500 à 1 500 € HT par mois.
Sécurité : les cinq exigences non négociables
Un DSI doit poser ces exigences dans le cahier des charges avant toute démonstration. Un assistant qui donne à un technicien l'accès au contenu des fiches de paie parce qu'elles étaient indexées représente le scénario le plus fréquent d'échec.
| Exigence | Ce qu'il faut demander | Niveau de risque si absent |
|---|---|---|
| Droits d'accès hérités | Filtrage par groupe Entra ID à chaque requête | Critique |
| Hébergement UE | Modèle et base vectorielle en région UE, contrat DPA | Élevé (RGPD) |
| Pas d'entraînement sur vos données | Clause contractuelle du fournisseur de modèle | Élevé |
| Journalisation | Historique des questions conservé 90 à 365 jours | Moyen |
| Citations systématiques | Chaque réponse renvoie au document source | Moyen (hallucinations) |
| Exclusion de dossiers sensibles | Liste noire RH, juridique, direction | Critique |
Les offres prêtes à l'emploi comme Copilot pour Microsoft 365 respectent les droits SharePoint nativement, mais coûtent environ 28 à 30 € par utilisateur et par mois, soit près de 200 000 € par an pour 600 licences. Un RAG sur mesure ciblé sur les procédures est souvent 3 à 5 fois moins cher sur trois ans, avec un contrôle plus fin sur les sources.
Sur mesure ou solution du marché
| Critère | Copilot Microsoft 365 | Plateforme RAG SaaS | RAG sur mesure |
|---|---|---|---|
| Coût annuel 600 utilisateurs | 200 000 à 215 000 € | 25 000 à 60 000 € | 15 000 à 40 000 € + mise en place |
| Délai de déploiement | 2 à 4 semaines | 4 à 6 semaines | 6 à 12 semaines |
| Respect des droits SharePoint | Natif | Variable selon connecteur | Développé sur vos groupes |
| Choix du modèle | Imposé | Limité | Libre (Mistral, Claude, GPT) |
| Hébergement UE garanti | Oui (EU Data Boundary) | Selon éditeur | Oui |
| Personnalisation métier | Faible | Moyenne | Forte |
Mini cas pratique
Nathalie, DSI d'un groupe de distribution de 600 salariés, gère 4 200 procédures éparpillées sur 38 sites SharePoint. Son équipe support de 40 personnes passe environ 45 minutes par jour à chercher la bonne version d'une procédure. Après déploiement d'un assistant RAG à 42 000 € HT, le temps de recherche tombe à 15 minutes : 30 minutes gagnées par jour et par salarié support.
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Calcul : 40 personnes x 0,5 h x 210 jours = 4 200 heures par an. À 38 € de coût horaire chargé, le gain atteint 159 600 € par an. Avec 18 000 € de coûts annuels (usage et maintenance), le projet est amorti en un peu plus de 3 mois.
FAQ
Un assistant RAG peut-il inventer des réponses ?
Le risque existe mais il est réduit quand chaque réponse cite ses sources et que l'assistant a pour consigne de répondre « je ne sais pas » hors corpus. Sur un jeu de test de 200 questions, un bon projet vise plus de 90 % de réponses correctes et sourcées avant mise en production.
Faut-il nettoyer SharePoint avant de lancer le projet ?
Oui, au moins partiellement : sur la plupart des projets, 20 à 40 % des documents sont des doublons ou des versions obsolètes. Comptez 2 à 4 semaines de tri avec les métiers, sinon l'assistant citera des procédures périmées.
Quel modèle de langage choisir ?
Pour des documents en français, Mistral, Claude ou GPT donnent des résultats comparables sur la recherche documentaire. Le choix se fait surtout sur l'hébergement UE et le coût, qui varie de 1 à 4 selon le modèle.
Combien de temps pour un premier pilote ?
Un pilote sur un service et 300 à 500 documents se livre en 4 à 6 semaines pour environ 15 000 à 20 000 € HT. Il permet de mesurer le taux de bonnes réponses avant d'étendre au groupe.
Les données quittent-elles l'entreprise ?
Les extraits pertinents sont envoyés au modèle à chaque question, d'où l'importance d'un contrat avec hébergement en région UE et sans réutilisation pour l'entraînement. Les documents complets restent dans votre base vectorielle, chiffrée au repos.
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Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
