Le verdict en trois phrases
Un assistant IA interne — un moteur de questions-réponses sécurisé branché sur vos procédures, contrats, wikis et documents — coûte 15 000 à 40 000 EUR HT selon le volume documentaire et le niveau de sécurité. L'usage mensuel se situe entre 100 et 500 EUR et le délai entre 6 et 12 semaines. Le gain principal : environ -30 % de temps de recherche d'information, à condition de soigner l'hébergement UE et la gouvernance des données (droits d'accès par document).
Décomposition du budget
La différence de prix avec un simple chatbot vient de la sécurité et de la gouvernance : ici, chaque utilisateur ne doit voir que ce à quoi il a droit, et l'indexation doit couvrir des formats variés (PDF, Office, e-mails, wiki).
| Poste | Fourchette 2026 (EUR HT) | Commentaire |
|---|---|---|
| Cadrage + audit documentaire | 2 000 - 5 000 | Sources, formats, volumétrie |
| Indexation + pipeline RAG | 4 000 - 12 000 | Découpage, embeddings, mises à jour |
| Contrôle d'accès par document | 3 000 - 9 000 | Droits alignés sur l'annuaire interne |
| Interface + intégration outils | 3 000 - 8 000 | Web, Teams/Slack, recherche |
| Sécurité + hébergement UE | 3 000 - 6 000 | Chiffrement, journalisation, isolation |
| Usage LLM + hébergement / mois | 100 - 500 | Selon nombre d'utilisateurs actifs |
Où l'assistant fait gagner du temps
L'assistant est rentable là où l'information est éparpillée et fréquemment cherchée. Voici des ordres de grandeur 2026 par usage interne.
| Usage interne | Temps de recherche évité | Population concernée |
|---|---|---|
| Procédures & modes opératoires | 2-4 h/pers./mois | Opérations, support |
| Contrats & clauses | 3-6 h/pers./mois | Juridique, achats |
| Documentation technique | 4-8 h/pers./mois | R&D, IT |
| Politiques RH & paie | 1-3 h/pers./mois | Tous salariés |
| Réponses aux appels d'offres | 5-10 h/dossier | Commerce, avant-vente |
Gouvernance : le vrai sujet
Un assistant qui répond à tout le monde sur tous les documents est un risque, pas un atout. La règle : l'assistant hérite des droits d'accès existants, ne montre jamais un document interdit à l'utilisateur, journalise les requêtes, et cite ses sources pour que l'on puisse vérifier. On héberge l'index et les logs dans l'UE et on encadre par contrat la non-réutilisation des données côté fournisseur LLM. Ce socle représente une part significative du budget — c'est ce qui distingue un projet sérieux d'une démo.
Mini cas pratique
Mehdi est DSI d'un cabinet de conseil de 120 personnes à Bordeaux. En moyenne, chaque consultant perd 3,5 h/mois à chercher une procédure, un modèle ou une réponse déjà rédigée. Coût chargé moyen : 45 EUR/h.
Temps perdu mensuel : 120 × 3,5 h = 420 h, soit 18 900 EUR/mois. L'assistant IA (projet 30 000 EUR) réduit ce temps de 30 %, soit 126 h récupérées = 5 670 EUR/mois, moins ~350 EUR d'usage. Gain net : ~5 320 EUR/mois. Amortissement en ~6 mois, avec en prime une meilleure homogénéité des réponses clients.
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FAQ
En quoi est-ce différent d'un chatbot de service client ?
Le périmètre est interne et sensible : contrôle d'accès par document, hébergement UE, journalisation. La gouvernance pèse plus lourd que l'interface, d'où un budget de 15 000 à 40 000 EUR.
Combien d'utilisateurs pour que ce soit rentable ?
Dès 40 à 60 utilisateurs actifs qui cherchent souvent de l'information, le ROI est généralement atteint en moins de 12 mois. En dessous, on cible d'abord les équipes les plus consommatrices de recherche.
Comment gérer la mise à jour des documents ?
On met en place une réindexation automatique (quotidienne ou à chaque modification) pour que l'assistant reste à jour. C'est inclus dans le pipeline RAG.
L'assistant peut-il citer ses sources ?
Oui, et c'est indispensable : chaque réponse renvoie au document d'origine, ce qui permet de vérifier et rassure les équipes juridiques et conformité.
Peut-on garder les données strictement en interne ?
On héberge l'index dans l'UE et on peut, selon le budget, utiliser des modèles avec traitement isolé. Le zéro-donnée-externe complet est possible mais augmente le coût d'infrastructure.
Parlons de votre projet. Donnez-nous le volume documentaire, vos sources (SharePoint, wiki, e-mails) et vos contraintes d'accès, nous cadrons sécurité et budget. Devis détaillé sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
