Le verdict en trois phrases
Pour un groupe parisien de 600 salariés, un assistant IA interne qui répond à partir de 8 000 documents de procédures coûte entre 25 000 et 50 000 EUR HT à construire, puis 400 à 1 500 EUR HT par mois d'usage et d'hébergement. La valeur tient à trois exigences non négociables : chaque réponse cite ses sources, l'assistant respecte les droits d'accès existants et les données restent hébergées dans l'Union européenne. Une analyse d'impact RGPD et une qualification au regard de l'AI Act doivent être menées avant le déploiement, ce qui ajoute deux à trois semaines au calendrier mais évite un blocage par le DPO ou les représentants du personnel.
Ce que l'assistant fait et ce qu'il coûte
L'assistant repose sur une recherche dans vos documents (technique dite RAG) : il retrouve les passages pertinents, rédige une réponse et renvoie vers le document source. Il ne s'entraîne pas sur vos données et ne répond pas au-delà de ce qu'elles contiennent.
| Lot | Contenu | Budget HT | Durée |
|---|---|---|---|
| Cadrage et gouvernance | Cas d'usage prioritaires, sources, propriétaires de contenus, règles de mise à jour | 3 000 à 5 000 EUR | 2 semaines |
| Connecteurs documentaires | SharePoint, Google Drive, Confluence, intranet, synchronisation quotidienne | 5 000 à 10 000 EUR | 2 semaines |
| Indexation et recherche | Découpage, recherche hybride, citation des sources, gestion des versions | 6 000 à 12 000 EUR | 3 semaines |
| Droits d'accès | Héritage des permissions Microsoft 365 ou Google, filtrage par profil | 4 000 à 8 000 EUR | 2 semaines |
| Interface | Chat web, intégration Teams, retour utilisateur sur chaque réponse | 3 000 à 7 000 EUR | 2 semaines |
| Conformité et recette | AIPD, registre, tests sur 200 questions réelles, journalisation | 4 000 à 8 000 EUR | 2 semaines |
| Total | 25 000 à 50 000 EUR | 10 à 12 semaines |
Certains lots se déroulent en parallèle, d'où un calendrier plus court que la somme des durées. Le coût mensuel dépend surtout du volume de questions.
| Usage mensuel | Questions par mois | Coût modèle IA | Hébergement UE et maintenance | Total HT par mois |
|---|---|---|---|---|
| Pilote, un service | 2 000 | 60 EUR | 340 EUR | 400 EUR |
| Trois services | 8 000 | 240 EUR | 560 EUR | 800 EUR |
| Groupe entier | 20 000 | 600 EUR | 900 EUR | 1 500 EUR |
| Groupe avec modèle auto-hébergé | 20 000 | Inclus | 2 500 à 3 500 EUR | 2 500 à 3 500 EUR |
L'option auto-hébergée n'est utile que si la politique interne refuse tout fournisseur de modèle externe, même hébergé en Europe. Dans la plupart des cas, un modèle accessible via un fournisseur cloud en région UE, avec engagement contractuel de non-réutilisation des données, suffit.
RGPD et AI Act : ce qu'il faut documenter
| Exigence | Ce qu'elle implique pour l'assistant | Qui la porte |
|---|---|---|
| Base légale RGPD | Intérêt légitime, information des salariés | DPO et DRH |
| Analyse d'impact (AIPD) | Recommandée dès que des documents RH ou nominatifs sont indexés | DPO |
| Minimisation | Exclure les dossiers RH individuels et les données de santé de l'index | Propriétaires de contenus |
| Hébergement | Données et traitement dans l'UE, sous-traitants listés | DSI |
| AI Act, transparence | Indiquer clairement que l'utilisateur échange avec une IA | Produit |
| AI Act, classification | Usage documentaire hors catégories à haut risque, sauf usage en recrutement ou évaluation | Juridique |
| Consultation du CSE | Information et consultation sur une nouvelle technologie | DRH |
L'obligation de transparence de l'AI Act s'applique pleinement à partir d'août 2026. Un assistant documentaire interne n'est pas classé à haut risque, mais il le devient s'il sert à évaluer des salariés ou à trier des candidatures, ce qu'il faut exclure explicitement du périmètre.
Mini cas pratique
Sophie, directrice des opérations d'un groupe de services de 600 salariés à Paris, constate que ses équipes support et qualité passent en moyenne 25 minutes par jour à chercher une procédure ou à poser la question à un collègue.
- Population ciblée la première année : 250 salariés.
- Temps gagné estimé : 10 minutes par jour et par personne, soit 250 x 10 min x 210 jours = 8 750 heures par an.
- Valeur : 8 750 heures x 40 EUR de coût horaire chargé = 350 000 EUR par an.
- Coût de la première année : 38 000 EUR HT de construction + 12 x 800 EUR = 47 600 EUR.
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Même avec un gain réel trois fois inférieur, l'assistant est rentabilisé en moins de 6 mois. Le vrai risque est ailleurs : des documents obsolètes donnent des réponses obsolètes, d'où l'importance des propriétaires de contenus nommés au cadrage.
FAQ
L'assistant peut-il inventer des réponses ?
Le risque est réduit, sans être nul. L'assistant ne répond qu'à partir des passages retrouvés et affiche la source, ce qui permet de vérifier en un clic. Sur nos tests de recette, le taux de réponses non sourcées est maintenu sous 2 %.
Un stagiaire verra-t-il les documents de la direction ?
Non. L'assistant hérite des permissions de SharePoint ou de Google Drive au moment de la question. Un document inaccessible à l'utilisateur n'est jamais utilisé dans sa réponse.
Faut-il une AIPD obligatoirement ?
Elle est fortement recommandée dès que l'index contient des données personnelles, ce qui est presque toujours le cas. Comptez 3 000 à 5 000 EUR et deux semaines si elle est menée avec votre DPO.
Peut-on commencer par un seul service ?
Oui, c'est la méthode recommandée. Un pilote sur 1 000 documents et un service coûte 12 000 à 18 000 EUR HT et se livre en 6 semaines, avant extension au groupe.
Les documents sont-ils envoyés à un fournisseur américain ?
Pas nécessairement. Nous privilégions des modèles accessibles en région UE, avec clauses contractuelles de non-conservation, ou un modèle européen. Le choix est documenté dans le registre de traitement.
Parlons de votre projet. Décrivez-nous vos sources documentaires, le nombre d'utilisateurs visés et vos contraintes RGPD, nous chiffrons un assistant entre 25 000 et 50 000 EUR HT, pilote possible en 6 semaines. Devis détaillé sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
