Le verdict en trois phrases
Un assistant IA sur-mesure (RAG) branché sur votre base documentaire coûte 16 000 à 32 000 € HT en build plus 300 à 700 €/mois de tokens et hébergement, contre 28 €/mois/utilisateur pour Microsoft 365 Copilot. Sous 40 utilisateurs, Copilot est souvent plus rentable ; au-delà, ou dès que vous voulez citer précisément vos sources internes, le RAG sur-mesure reprend l'avantage. Comptez 6 à 9 semaines de mise en œuvre et 6 à 11 heures/mois gagnées par collaborateur en recherche d'information.
Copilot licence vs RAG sur-mesure : le vrai comparatif
La question n'est pas « IA ou pas IA », mais où vivent vos réponses. Copilot excelle sur les données Microsoft 365 (mails, SharePoint, Teams) ; un RAG sur-mesure indexe *aussi* vos PDF contrats, votre wiki, votre ERP et vos fiches produits, avec des garde-fous et des citations traçables.
| Critère | Microsoft 365 Copilot | RAG sur-mesure |
|---|---|---|
| Build initial | 0 € | 16 000 – 32 000 € HT |
| Coût mensuel | 28 €/utilisateur | 300 – 700 € (tokens + hébergement) |
| Délai de mise en route | 1 – 2 semaines | 6 – 9 semaines |
| Sources indexées | Écosystème M365 | Tout (PDF, ERP, wiki, contrats) |
| Citations traçables | Limitées | Oui, par extrait |
| Précision avec garde-fous | 80 – 88 % | 82 – 91 % |
| TMA / évolutions | Inclus éditeur | 500 – 900 €/mois |
Coût total sur 3 ans selon la taille
Le point de bascule dépend du nombre d'utilisateurs. Voici une estimation (ordre de grandeur 2026) du coût total de possession, RAG build à 24 000 € HT et 500 €/mois.
| Effectif | Copilot 3 ans | RAG sur-mesure 3 ans | Écart |
|---|---|---|---|
| 20 utilisateurs | 20 160 € | 42 000 € | +21 840 € |
| 40 utilisateurs | 40 320 € | 42 000 € | +1 680 € |
| 60 utilisateurs | 60 480 € | 42 000 € | -18 480 € |
| 90 utilisateurs | 90 720 € | 42 000 € | -48 720 € |
| 120 utilisateurs | 120 960 € | 42 000 € | -78 960 € |
Au-delà de ~40 collaborateurs, le RAG sur-mesure devient structurellement moins cher, tout en offrant des citations internes que Copilot ne garantit pas.
Mini cas pratique
Claire, DAF d'un cabinet de conseil de 70 personnes à Paris, chiffre le temps perdu en recherche d'information : 8 heures/mois/collaborateur à un coût chargé de 45 €/heure. Soit 70 × 8 × 45 = 25 200 €/mois de temps improductif. Un RAG qui récupère ne serait-ce que 60 % de ce temps libère 15 120 €/mois. Face à un build de 24 000 € HT + 500 €/mois, le retour sur investissement est atteint en moins de 2 mois, puis l'outil dégage ~14 600 €/mois net.
FAQ
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Combien de temps avant la mise en production ?
Comptez 6 à 9 semaines : 2 semaines de cadrage et connexion des sources, 3 à 5 semaines d'indexation, garde-fous et tests de précision, puis déploiement. Un pilote sur un seul service peut être livré en 3 semaines.
Nos données restent-elles confidentielles ?
Oui. Le RAG s'héberge sur un environnement dédié (cloud UE ou on-premise) ; les documents ne servent pas à réentraîner de modèle public. Les accès sont cloisonnés par profil, avec journalisation.
Quelle précision réaliste peut-on attendre ?
Avec garde-fous et citations obligatoires, on observe 82 à 91 % de réponses correctes. Le reste est renvoyé vers « je ne sais pas » plutôt qu'inventé, ce qui protège des hallucinations.
Copilot ne suffit-il pas si on est déjà sur Microsoft 365 ?
Si vos réponses vivent à 90 % dans M365 et que vous êtes moins de 40, Copilot est un excellent point de départ. Dès que contrats PDF, ERP et wiki entrent en jeu, le sur-mesure devient nettement supérieur.
Quel budget de maintenance prévoir ?
Une TMA de 500 à 900 €/mois couvre le réentraînement, l'ajout de sources, le suivi de la précision et les correctifs de garde-fous.
Parlons de votre projet. Décrivez-nous vos sources documentaires, votre effectif et le budget visé (build + mensuel) : nous cadrons un pilote sur un service. Devis détaillé sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
