Le verdict en trois phrases
Un assistant IA interne branché sur votre base documentaire coûte 35 000 à 90 000 € HT pour une ETI de 800 salariés, puis 2 à 6 € par utilisateur et par mois d'usage. Construit en RAG (recherche dans vos documents puis réponse sourcée), il respecte les droits d'accès existants et reste hébergé dans l'Union européenne. Avec 25 minutes gagnées par jour et par collaborateur actif, l'investissement se rembourse en quelques mois, à condition de soigner l'adoption.
Le coût caché d'une documentation éparpillée
Le DSI connaît la situation : procédures qualité dans SharePoint, notes RH dans Google Drive, 12 000 PDF de fiches techniques sur un serveur de fichiers, et un moteur de recherche interne que personne n'utilise. Les collaborateurs demandent au collègue d'à côté, qui perd lui aussi du temps.
| Situation (ETI de 800 salariés, 500 utilisateurs actifs) | Sans assistant | Avec assistant RAG |
|---|---|---|
| Temps de recherche documentaire par jour | 45 min | 20 min |
| Questions posées au support RH et qualité par mois | 1 400 | 600 |
| Délai pour trouver la bonne version d'une procédure | 10 à 30 min | Moins de 1 min, source citée |
| Onboarding d'un nouvel arrivant (jours d'accompagnement) | 8 jours | 5 jours |
| Heures perdues par an (220 jours) | 82 500 h | 36 700 h |
| Valeur du temps récupéré (45 € de l'heure chargée) | 2,06 M€ par an |
Ordre de grandeur 2026. Même si l'on ne retient qu'un quart de ce gain théorique, la valeur annuelle dépasse 500 000 €.
Licences du marché ou déploiement sur-mesure
Les assistants intégrés aux suites bureautiques sont rapides à activer mais ne couvrent que leur propre écosystème et facturent chaque siège. Un déploiement sur-mesure indexe toutes vos sources et ne facture que l'usage réel.
| Critère | Licence d'assistant du marché | Assistant RAG sur-mesure |
|---|---|---|
| Coût d'entrée | 0 à 10 000 € de paramétrage | 35 000 à 90 000 € HT |
| Coût récurrent pour 800 salariés | 25 à 30 € par siège et par mois, soit 240 000 à 288 000 € par an | 2 à 6 € par utilisateur actif et par mois, soit 12 000 à 36 000 € par an |
| Sources couvertes | Surtout l'écosystème de l'éditeur | SharePoint, Drive, serveurs de fichiers, ERP, wiki |
| Respect des droits d'accès | Oui dans l'écosystème | Oui, synchronisé avec l'annuaire (Entra ID, Google) |
| Hébergement | Selon contrat éditeur | UE, choix du modèle et du cloud |
| Personnalisation (vocabulaire métier, formats) | Limitée | Complète |
| Délai de mise en service | 2 à 4 semaines | 3 mois |
Sur trois ans, la licence par siège revient à 720 000 € et plus pour 800 personnes, contre 120 000 à 200 000 € pour le sur-mesure. Le sur-mesure demande en revanche un vrai projet et un responsable interne.
Sécurité et adoption : les deux conditions du succès
Côté sécurité, trois exigences sont non négociables. L'assistant ne doit jamais montrer un extrait de document que l'utilisateur n'a pas le droit d'ouvrir : les permissions sont vérifiées à chaque requête. Les données restent dans l'UE, avec un contrat excluant l'entraînement du modèle sur vos contenus. Enfin, chaque réponse cite ses sources, ce qui permet de vérifier et de signaler les documents obsolètes.
Côté adoption, l'erreur classique est un lancement global sans accompagnement. Mieux vaut démarrer avec deux services pilotes (qualité et RH par exemple), mesurer le taux d'utilisation hebdomadaire, nettoyer les documents en doublon signalés, puis étendre. Un objectif réaliste : 60 % d'utilisateurs actifs hebdomadaires à 6 mois.
Mini cas pratique
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Thomas, DSI d'une ETI industrielle de 800 salariés près de Grenoble, déploie un assistant RAG pour 68 000 € HT et paie 18 000 € par an d'usage et d'hébergement pour 500 utilisateurs actifs. Il retient une hypothèse prudente de 10 minutes gagnées par jour au lieu de 25 : 500 x 10 min x 220 jours, soit 18 300 heures, valorisées 45 €, donnent 825 000 € de temps récupéré. Même divisé par quatre pour tenir compte du temps réellement réinvesti, le gain couvre l'investissement en moins de 5 mois.
FAQ
Combien coûte un assistant IA interne pour une ETI ?
Entre 35 000 et 90 000 € HT de mise en place selon le nombre de sources et le niveau d'intégration. L'usage coûte ensuite 2 à 6 € par utilisateur actif et par mois.
L'assistant peut-il révéler des documents confidentiels ?
Pas s'il est bien conçu : il filtre les résultats selon les droits de l'utilisateur dans l'annuaire avant toute génération. Un audit de 20 à 30 requêtes pièges fait partie de la recette.
Où sont hébergées les données ?
Dans l'Union européenne, sur le cloud de votre choix, avec un modèle de langage proposé en région UE. Les contenus ne servent jamais à entraîner le modèle.
Que se passe-t-il quand un document est obsolète ?
L'assistant cite sa source et sa date de modification, ce qui rend l'obsolescence visible. Un bouton de signalement remonte le document au propriétaire, et 5 à 10 % de la base est généralement nettoyée dans les trois premiers mois.
Combien de temps pour le déployer ?
Trois mois : quatre semaines d'inventaire et de connecteurs, cinq semaines de développement, trois semaines de pilote avec deux services.
Parlons de votre projet. Listez vos sources documentaires et le nombre d'utilisateurs visés : nous chiffrons un assistant entre 35 000 et 90 000 € HT, en production en 3 mois. Devis détaillé sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
