Le verdict en trois phrases
Un assistant IA branché sur la documentation interne, selon l'approche RAG (génération augmentée par recherche), coûte entre 20 000 et 60 000 € HT pour une ETI de 900 salariés et 15 000 documents, avec 200 à 1 500 € par mois d'usage des modèles. Le projet réussit ou échoue sur deux points peu visibles en démonstration : la qualité du découpage des documents et le respect des droits d'accès par document. Bien mené, il fait gagner en ordre de grandeur 30 minutes par jour et par technicien, ce qui rembourse l'investissement en quelques mois.
Ce que comprend un projet RAG sérieux
Un prototype qui répond sur 50 PDF se monte en une semaine. Un outil fiable sur 15 000 procédures, fiches techniques et notes de service, avec des versions qui changent chaque mois, demande un vrai chantier.
| Lot | Contenu | Coût indicatif 2026 (€ HT) | Durée |
|---|---|---|---|
| Cadrage et audit documentaire | Inventaire des sources (GED, SharePoint, PDF, wiki), qualité, doublons, versions obsolètes | 3 000 à 6 000 | 2 semaines |
| Ingestion et découpage | Connecteurs, extraction des tableaux et schémas, découpage par section, métadonnées | 5 000 à 15 000 | 3 à 5 semaines |
| Moteur de recherche et réponse | Base vectorielle, recherche hybride, citation des sources, refus de répondre hors corpus | 5 000 à 15 000 | 3 à 4 semaines |
| Droits d'accès par document | Synchronisation avec l'annuaire (Entra ID, LDAP), filtrage avant génération | 3 000 à 10 000 | 2 à 3 semaines |
| Interface et intégration | Web, Teams ou application mobile atelier, retour utilisateur par réponse | 2 000 à 8 000 | 2 à 3 semaines |
| Évaluation et recette | Jeu de 200 à 400 questions de référence, mesure du taux de bonnes réponses | 2 000 à 6 000 | 2 semaines |
Le bas de fourchette correspond à une seule source documentaire et une interface web. Le haut inclut plusieurs sources, la gestion fine des droits et une interface mobile pour les techniciens en atelier ou sur chantier.
Coûts récurrents et choix d'hébergement
Le coût d'usage dépend du nombre de questions et du modèle choisi. Pour 900 salariés dont 150 utilisateurs réguliers, on compte de 3 000 à 8 000 questions par mois.
| Poste mensuel | Option économique | Option intermédiaire | Option souveraine |
|---|---|---|---|
| Modèle de langage | API d'un modèle compact, région UE : 150 à 400 € | API d'un modèle avancé, région UE : 400 à 1 000 € | Modèle open source hébergé en France : 800 à 1 500 € (GPU) |
| Base vectorielle et stockage | 50 à 150 € | 100 à 250 € | 150 à 300 € |
| Réindexation des mises à jour | Incluse | Incluse | Incluse |
| Maintenance et amélioration | 300 à 600 € | 500 à 900 € | 700 à 1 200 € |
| Total mensuel | 500 à 1 150 € | 1 000 à 2 150 € | 1 650 à 3 000 € |
| Localisation des données | UE | UE | France, sans transfert hors UE |
Pour la plupart des ETI, l'option intermédiaire en région UE, avec engagement contractuel de non-réutilisation des données pour l'entraînement, suffit. L'option souveraine se justifie pour la défense, la santé ou les secrets industriels sensibles.
Les pièges qui font échouer le projet
Le premier piège est documentaire : si trois versions d'une même procédure coexistent, l'assistant citera parfois la mauvaise. L'audit initial doit marquer les documents obsolètes. Le deuxième est la sécurité : un assistant qui montre à un technicien le contenu d'une note RH confidentielle détruit la confiance en une journée. Le filtrage doit se faire avant la génération, pas après. Le troisième est l'adoption : sans relais métier et sans retour « réponse utile ou non », l'usage retombe après six semaines.
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Julien, DSI d'une ETI industrielle de 900 salariés à Lyon, cible 120 techniciens de maintenance qui cherchent chaque jour des procédures dans 15 000 documents. En retenant un gain réaliste de 15 minutes par jour en moyenne, soit la moitié des 30 minutes visées, sur 210 jours travaillés : 120 × 0,25 h × 210 = 6 300 heures par an. À 48 € de coût horaire chargé, cela représente 302 400 € par an. Le projet coûte 45 000 € HT, plus 1 200 € par mois d'exploitation, soit 59 400 € la première année. Le retour sur investissement intervient en moins de trois mois d'usage réel, même si l'adoption reste partielle.
FAQ
L'assistant peut-il inventer des réponses ?
Le risque existe, il se réduit en imposant la citation des sources et le refus de répondre hors corpus. Sur un jeu de 300 questions de référence, on vise 85 à 92 % de bonnes réponses avant mise en production.
Nos documents peuvent-ils servir à entraîner le modèle du fournisseur ?
Non si le contrat le prévoit : les offres entreprise en région UE excluent l'entraînement sur vos données. Vérifiez la clause et la durée de conservation des requêtes, souvent 0 à 30 jours.
Combien de temps avant une première version utilisable ?
Comptez 6 à 8 semaines pour un pilote sur un service et 2 000 à 3 000 documents, puis 2 à 3 mois pour étendre aux 15 000 documents.
Faut-il nettoyer toute la documentation avant de commencer ?
Non, on traite d'abord les 20 % de documents les plus consultés. L'audit identifie en général 10 à 25 % de documents obsolètes à archiver.
Peut-on mesurer l'usage et la qualité ?
Oui, un tableau de bord suit le nombre de questions, le taux de réponses jugées utiles et les questions sans réponse, qui révèlent les trous de la documentation.
Parlons de votre projet. Décrivez-nous vos sources documentaires, le volume de documents et les populations visées : nous chiffrons le pilote, le budget indicatif et le planning de déploiement. Devis détaillé sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
