Le verdict en trois phrases
Un assistant IA de type RAG (génération augmentée par recherche documentaire) branché sur 15 ans de rapports, notes de calcul et normes coûte 15 000 à 40 000 EUR HT de projet et 200 à 1 500 EUR par mois d'usage pour un bureau d'études de 80 ingénieurs. À Toulouse, la question décisive porte sur la sécurité : hébergement en UE, droits d'accès par projet hérités de l'annuaire et exclusion des données sous contrôle export. Avec 30 à 60 minutes gagnées par ingénieur et par semaine, le projet se rembourse en moins de 6 mois, à condition de mesurer la qualité des réponses sur un jeu de questions métier avant le déploiement.
Copilot, ChatGPT ou RAG sur mesure : les options en 2026
Les ingénieurs perdent du temps à retrouver un rapport d'essai de 2014, la justification d'un choix de matériau ou la bonne révision d'une procédure qualité EN 9100. Les assistants génériques ne voient pas ces archives, souvent stockées sur des serveurs de fichiers, dans une GED ancienne ou en PDF scannés. Les prix ci-dessous sont des ordres de grandeur 2026.
| Option | Coût indicatif | Hébergement des données | Droits par projet | Limite principale |
|---|---|---|---|---|
| Microsoft 365 Copilot | 30 EUR par utilisateur et par mois, soit 28 800 EUR par an pour 80 | UE (EU Data Boundary) | hérités de SharePoint | ne voit que M365, faible sur les PDF scannés |
| ChatGPT Enterprise ou équivalent | 40-60 EUR par utilisateur et par mois (estimation) | résidence UE possible | limités | téléversement manuel, pas d'indexation des archives |
| RAG sur mesure, modèle par API hébergée en UE | 15 000-40 000 EUR HT et 200-1 500 EUR par mois | UE (France ou Pays-Bas) | oui, synchronisés avec l'annuaire | projet à piloter |
| RAG sur site avec modèle open-weight | 40 000-80 000 EUR HT, serveurs GPU compris | dans vos locaux | oui | maintenance plus lourde |
| Moteur de recherche documentaire classique | 5 000-15 000 EUR HT | au choix | oui | aucune réponse rédigée |
Le RAG sur mesure ne réentraîne pas de modèle : il découpe vos documents, les indexe, retrouve les passages pertinents pour chaque question et demande au modèle de rédiger une réponse en citant ses sources (document, page, révision). L'ingénieur vérifie en un clic.
Où passe le budget d'un projet à 30 000 EUR HT
| Lot | Part | Montant | Contenu |
|---|---|---|---|
| Cadrage et cartographie des sources | 10 % | 3 000 EUR | inventaire, classification, exclusions |
| Ingestion et OCR | 25 % | 7 500 EUR | rapports, PDF scannés, tableaux, plans |
| Indexation et recherche hybride | 20 % | 6 000 EUR | découpage, vecteurs, mots-clés, métadonnées |
| Droits par projet et SSO | 15 % | 4 500 EUR | Entra ID ou LDAP, filtrage à la requête |
| Interface et citations | 15 % | 4 500 EUR | chat, sources, historique, retours utilisateurs |
| Évaluation et recette | 15 % | 4 500 EUR | 200 questions métier, taux de réponses justes |
Le coût d'usage dépend du volume de questions et du modèle choisi.
| Profil d'usage | Questions par mois | Coût du modèle | Hébergement de l'index | Total mensuel |
|---|---|---|---|---|
| Pilote, 15 ingénieurs | 1 500 | 60 EUR | 150 EUR | 210 EUR |
| 80 ingénieurs, usage modéré | 8 000 | 320 EUR | 250 EUR | 570 EUR |
| 80 ingénieurs, usage intensif | 20 000 | 800 EUR | 300 EUR | 1 100 EUR |
| Usage intensif, modèle haut de gamme | 20 000 | 1 200 EUR | 300 EUR | 1 500 EUR |
Sécurité, contrôle export et AI Act
Dans l'aéronautique toulousaine, trois sujets doivent être tranchés dès le cadrage. D'abord, les données sous contrôle export (règlement européen 2021/821 sur les biens à double usage, ITAR ou EAR pour les programmes américains) restent hors de l'index ou sur une instance sur site. Ensuite, les clauses de confidentialité des donneurs d'ordre imposent un filtrage par projet : un ingénieur ne doit jamais recevoir un extrait d'un programme auquel il n'a pas accès. Enfin, les normes achetées (AFNOR, ISO, EN) sont soumises à licence : vérifiez que votre abonnement autorise leur indexation interne.
Côté AI Act, un assistant documentaire interne relève du risque minimal. Les obligations de maîtrise de l'IA (formation des utilisateurs) s'appliquent depuis février 2025 et l'essentiel du règlement depuis le 2 août 2026. Exigez contractuellement que vos données ne servent pas à entraîner le modèle et conservez les journaux de questions 12 mois pour l'audit.
Mini cas pratique
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Laurent est directeur technique d'un bureau d'études aéronautique de 80 ingénieurs à Blagnac. Hypothèse centrale : 45 minutes gagnées par ingénieur et par semaine, sur 44 semaines travaillées, soit 2 640 heures par an. À 75 EUR de coût horaire chargé, cela représente 198 000 EUR par an. Hypothèse prudente à 30 minutes : 1 760 heures, soit 132 000 EUR.
Coût de la première année : projet RAG à 30 000 EUR HT et usage modéré à 600 EUR par mois, soit 37 200 EUR. Même avec l'hypothèse prudente, le retour sur investissement arrive en 3 à 4 mois. Copilot pour 80 personnes coûterait 28 800 EUR par an sans accéder aux archives du serveur de fichiers.
FAQ
L'assistant peut-il inventer des réponses ?
Le risque existe, d'où trois garde-fous : citation obligatoire des sources, refus de répondre sans passage pertinent et évaluation sur 200 questions métier. Un projet bien calibré atteint 85 à 95 % de réponses justes et sourcées sur ce jeu de test.
Nos documents servent-ils à entraîner le modèle ?
Non, avec une API professionnelle hébergée en UE, le contrat exclut l'entraînement sur vos données et la rétention dépasse rarement 30 jours. Pour les programmes les plus sensibles, un modèle open-weight sur site supprime toute sortie de données.
Combien de temps dure le projet ?
Comptez 8 à 14 semaines : 2 semaines de cadrage, 4 à 8 semaines d'ingestion et de développement, 2 à 4 semaines de pilote avec 15 ingénieurs. Le déploiement aux 80 utilisateurs suit en 1 à 2 semaines.
Comment gérer les droits par projet ?
Chaque document indexé porte les groupes d'accès de l'annuaire (Entra ID ou LDAP). Le filtrage s'applique avant la recherche, si bien que le modèle ne reçoit jamais un passage auquel l'utilisateur n'a pas droit.
Que dit l'AI Act pour un usage interne ?
Un assistant documentaire interne relève du risque minimal : pas de marquage CE ni d'évaluation de conformité. Vous devez former les utilisateurs et documenter l'outil, soit 1 à 2 jours de travail.
Parlons de votre projet. Décrivez-nous vos sources documentaires, le nombre d'ingénieurs et vos contraintes de confidentialité : nous chiffrons un pilote RAG à partir de 15 000 EUR HT, livrable en 8 à 14 semaines. Devis détaillé sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
