Le verdict en trois phrases
Un assistant IA documentaire branché sur vos procédures, contrats, fiches techniques et comptes rendus répond en quelques secondes avec la source citée, là où vos équipes passent jusqu'à 2 heures par jour à chercher. Le budget d'un projet RAG (génération augmentée par recherche) pour une ETI se situe entre 25 000 et 70 000 € HT, avec un coût d'usage de 300 à 2 000 € par mois selon le nombre d'utilisateurs. Les deux exigences non négociables sont l'hébergement dans l'Union européenne et le respect des droits d'accès existants : un stagiaire ne doit jamais obtenir une réponse tirée d'un document RH confidentiel.
Trois niveaux de projet chiffrés
| Niveau | Périmètre | Budget 2026 | Délai |
|---|---|---|---|
| Pilote | 1 direction, 5 000 documents, SharePoint ou Drive, 50 utilisateurs | 25 000 à 35 000 € HT | 6 à 8 semaines |
| Déploiement ETI | 40 000 documents, 3 à 5 sources, droits synchronisés, 500 utilisateurs | 40 000 à 55 000 € HT | 8 à 10 semaines |
| Avancé | Plusieurs langues, intégration Teams, actions métier, tableaux de bord d'usage | 55 000 à 70 000 € HT | 10 à 12 semaines |
| Coût d'usage mensuel (modèle et hébergement) | Selon volume de questions | 300 à 2 000 € par mois | Continu |
| Maintenance et amélioration | Réindexation, évaluation des réponses | 500 à 1 500 € HT par mois | Continu |
Le coût d'usage dépend surtout du nombre de questions : un utilisateur actif pose en moyenne 8 à 15 questions par jour, soit quelques centimes chacune avec un modèle récent hébergé en Europe.
Où passe le budget d'un projet RAG
Le modèle de langage lui-même est la partie la moins coûteuse. L'essentiel du travail porte sur la préparation des documents et la sécurité.
| Lot | Part du budget | Point de vigilance |
|---|---|---|
| Inventaire et nettoyage des sources | 10 à 15 % | Versions obsolètes, doublons, scans illisibles |
| Connecteurs (SharePoint, Drive, GED, intranet) | 15 à 20 % | Synchronisation incrémentale chaque nuit |
| Découpage, indexation et recherche hybride | 20 à 25 % | Tableaux, plans, PDF scannés |
| Gestion des droits d'accès | 15 à 20 % | Héritage des groupes Active Directory ou Entra ID |
| Interface (web, Teams) et citations | 10 à 15 % | Lien direct vers le paragraphe source |
| Évaluation et réglages | 10 à 15 % | Jeu de 200 questions de référence, taux de bonne réponse |
Un projet sérieux mesure un taux de réponse correcte sur un jeu de questions validé par les métiers. Viser 85 à 90 % au lancement est réaliste, avec une réponse « je ne sais pas » plutôt qu'une invention quand la source manque.
Conformité : ce que votre DPO va demander
Le règlement européen sur l'IA classe ce type d'assistant interne en risque limité, mais le RGPD s'applique pleinement dès que les documents contiennent des données personnelles. Exigez un hébergement en UE, l'absence de réutilisation de vos données pour entraîner le modèle, des journaux de questions conservés 6 à 12 mois, et une analyse d'impact si des dossiers RH ou clients sont indexés. Les fournisseurs de modèles proposent en 2026 des offres hébergées en France ou en Allemagne, ou des modèles ouverts installables sur votre propre cloud.
Mini cas pratique
Nathalie, DSI d'une ETI d'ingénierie de 900 salariés à La Défense, gère 40 000 documents répartis entre SharePoint et une ancienne GED. Une enquête interne montre que 200 ingénieurs y cherchent en moyenne 2 h par jour.
- Projet déploiement : 48 000 € HT, usage et maintenance 1 800 € par mois
- Hypothèse prudente : 20 % de temps de recherche économisé, dont la moitié seulement convertie en travail utile, soit 12 min par jour et par ingénieur
- Valeur : 200 x 12 min x 20 jours = 800 h par mois x 55 € = 44 000 € par mois
- Retour sur investissement : 48 000 / (44 000 - 1 800) = environ 1,1 mois
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Même en divisant ce gain par quatre, le projet se rembourse en moins de 5 mois. C'est pourquoi Nathalie a commencé par un pilote de 30 000 € HT sur le bureau d'études pour mesurer le gain réel.
FAQ
Pourquoi ne pas simplement utiliser Copilot ou un chatbot grand public ?
Copilot pour Microsoft 365 coûte environ 30 € par utilisateur et par mois, soit 180 000 € par an pour 500 personnes, et couvre mal les GED tierces. Un RAG dédié se justifie au-delà de 150 à 200 utilisateurs ou avec des sources hors Microsoft.
L'assistant peut-il inventer une réponse ?
Le risque existe mais se réduit fortement en obligeant le modèle à citer ses sources et à répondre « je ne sais pas » faute de passage pertinent. Un taux d'erreur de 5 à 10 % au lancement est courant, puis baisse avec les réglages.
Combien de temps pour indexer 40 000 documents ?
L'indexation initiale prend 1 à 3 jours de calcul. Les mises à jour se font ensuite chaque nuit, seuls les documents modifiés étant retraités.
Les droits d'accès sont-ils vraiment respectés ?
Oui si le filtre s'applique avant la recherche : chaque passage indexé porte la liste des groupes autorisés, synchronisée depuis Entra ID ou Active Directory.
Peut-on l'utiliser dans Teams ?
Oui, une intégration Teams ajoute en général 3 000 à 6 000 € HT et augmente fortement l'adoption.
Parlons de votre projet. Décrivez vos sources documentaires, le nombre d'utilisateurs et vos contraintes d'hébergement : nous chiffrons un pilote ou un déploiement entre 25 000 et 70 000 € HT, livré en 8 à 12 semaines. Devis détaillé sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
