Le verdict en trois phrases
Un groupe de 7 EHPAD et 650 soignants qui pilote encore ses plannings sur tableur paie surtout son désordre en intérim de dernière minute, souvent 25 à 40 % plus cher qu'une heure en interne. Une application web de planning sur mesure coûte entre 45 000 et 90 000 EUR HT, pour 4 à 5 mois de projet, et intègre les règles de temps de travail de votre convention collective (CCN 51 ou CCN 2021 selon le statut). Avec une bourse aux missions ouverte aux vacataires et aux soignants volontaires, une réduction de 15 à 25 % du coût de l'intérim est un objectif réaliste dès la première année.
Pourquoi les logiciels de planning standards coincent en EHPAD
Les outils génériques gèrent bien les horaires de bureau. En établissement médico-social, les contraintes sont d'un autre ordre : cycles de roulement sur 6 à 12 semaines, postes en 12 heures, nuits, week-ends alternés, ratio de soignants par résident à respecter à chaque créneau, qualifications (IDE, AS, AES, ASH) qui ne sont pas interchangeables.
La DRH d'un groupe bordelais veut en pratique quatre choses :
- Roulements générés automatiquement, conformes aux repos quotidiens de 11 heures et aux 48 heures hebdomadaires maximales.
- Absences déclarées depuis le téléphone, avec visibilité immédiate du trou dans le planning.
- Remplacements proposés d'abord aux soignants internes volontaires, puis au pool de vacataires, puis seulement à l'agence d'intérim.
- Export paie des heures réelles, majorations de nuit et de dimanche comprises.
| Critère | Logiciel de planning générique | Application sur mesure |
|---|---|---|
| Règles de la convention collective | Paramétrage partiel, contrôles manuels | Codées et vérifiées à chaque modification |
| Cycles de roulement sur 12 semaines | Souvent limités | Générateur dédié par établissement |
| Qualifications et ratios par créneau | Rarement gérés | Alerte si un créneau passe sous le seuil |
| Bourse aux missions vacataires | Absente ou module tiers | Intégrée, notification mobile en quelques secondes |
| Export vers le logiciel de paie | Fichier générique | Format exact de votre paie |
| Hébergement des données de santé | Variable | Hébergeur certifié HDS |
| Coût d'entrée (ordre de grandeur 2026) | 4 à 9 EUR par soignant et par mois | 45 000 à 90 000 EUR HT une fois |
Budget détaillé et coûts récurrents
La fourchette de 45 000 à 90 000 EUR HT dépend surtout de trois variables : la complexité des règles, le nombre d'intégrations (paie, badgeuse, dossier de soins) et la richesse de l'application mobile.
| Poste (ordre de grandeur 2026) | Version essentielle | Version complète |
|---|---|---|
| Cadrage, ateliers avec les cadres de santé | 5 000 EUR HT | 9 000 EUR HT |
| Moteur de planning et règles de travail | 18 000 EUR HT | 32 000 EUR HT |
| Application mobile soignants | 9 000 EUR HT | 18 000 EUR HT |
| Bourse aux missions et vacataires | 6 000 EUR HT | 13 000 EUR HT |
| Intégrations paie et badgeuse | 4 000 EUR HT | 12 000 EUR HT |
| Recette, formation, déploiement sur 7 sites | 3 000 EUR HT | 6 000 EUR HT |
| Total projet | 45 000 EUR HT | 90 000 EUR HT |
| Hébergement HDS | 200 EUR par mois | 400 EUR par mois |
À cela s'ajoute la maintenance, en général 15 à 20 % du coût initial par an, pour suivre les avenants de la convention collective et les mises à jour de sécurité.
Calendrier de 4 à 5 mois
Le premier mois sert à formaliser les règles : chaque établissement a ses habitudes, et les écrire noir sur blanc évite des mois de corrections. Les mois 2 et 3 produisent le moteur de planning et l'application mobile. Le mois 4 est consacré au pilote sur un EHPAD, avec deux cycles de planning réels. Le mois 5 déploie les 6 autres établissements, à raison de deux par semaine, avec une demi-journée de formation par équipe de cadres.
Mini cas pratique
Nathalie Ferrand, DRH d'un groupe de 7 EHPAD autour de Bordeaux, dépense 1 100 000 EUR par an en intérim pour 650 soignants. Après analyse, 60 % des missions d'intérim sont commandées moins de 48 heures avant le poste, faute de visibilité sur les volontaires internes.
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Avec la bourse aux missions, chaque absence déclenche une notification vers 120 soignants volontaires et un pool de 80 vacataires. Si 20 % des missions d'intérim sont ainsi pourvues en interne ou par des vacataires, l'économie atteint 220 000 EUR par an. Le surcoût des heures supplémentaires majorées représente environ 70 000 EUR, d'où un gain net de 150 000 EUR.
Le projet complet coûte 80 000 EUR HT, plus 4 800 EUR d'hébergement HDS et 14 000 EUR de maintenance la première année. Le retour sur investissement arrive en moins de 8 mois, sans compter les heures de cadres de santé libérées, estimées à 6 heures par semaine et par établissement.
FAQ
L'hébergement HDS est-il obligatoire pour un planning ?
Dès que l'application traite des données liées aux résidents ou aux arrêts maladie des soignants, l'hébergement chez un prestataire certifié HDS est la voie la plus sûre. Comptez 200 à 400 EUR par mois pour une application de cette taille.
Comment l'outil suit-il les avenants de la convention collective ?
Les règles sont stockées sous forme de paramètres (durées, repos, majorations). Un avenant se traduit en général par 1 à 3 jours de mise à jour, couverts par le contrat de maintenance.
Les vacataires doivent-ils installer une application ?
Non, une application web installable suffit. Ils reçoivent une notification, acceptent la mission en deux clics, et le planning se met à jour en moins d'une minute.
Peut-on reprendre les plannings existants ?
Oui. Les cycles en cours sont importés depuis vos tableurs pendant le cadrage, ce qui prend 3 à 5 jours pour 7 établissements.
Faut-il un développement sur mesure ou un éditeur spécialisé ?
En dessous de 200 soignants, un éditeur du médico-social suffit souvent, pour 4 à 9 EUR par soignant et par mois. Au-delà, avec plusieurs conventions et une bourse aux missions, le sur mesure devient compétitif dès la troisième année.
À lire aussi : le budget annuel de maintenance d'une application SaaS et notre offre d'applications web sur mesure.
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Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
