Le verdict en trois phrases
Une ETI de 900 postes répartis sur 12 sites qui ne sait plus qui détient quel matériel retrouve en général 8 à 12 % de matériel « fantôme » lors d'un inventaire sérieux : postes payés, assurés et sous contrat de support, mais introuvables ou dormants. GLPI, gratuit, couvre bien la gestion de parc avec 5 000 à 15 000 € HT d'intégration, tandis qu'une application sur mesure coûte 20 000 à 45 000 € HT. Le sur mesure se justifie quand le circuit achat, remise, restitution et sortie de parc est spécifique et que les utilisateurs non informaticiens doivent s'en servir.
Ce que coûte le matériel fantôme
Un parc mal inventorié coûte trois fois : licences et contrats de maintenance payés pour rien, rachats de matériel qui dort dans un placard, et risque de sécurité sur des postes non patchés. Sur 900 postes et environ 1 400 équipements au total (écrans, téléphones, tablettes), l'impact est rarement inférieur à 60 000 € par an.
| Poste de perte | Hypothèse ETI 900 postes | Impact annuel estimé |
|---|---|---|
| Équipements fantômes (10 % de 1 400) | 140 équipements | 140 actifs à vérifier |
| Licences logicielles sur postes dormants | 90 postes × 280 € par an | 25 200 € |
| Contrats de support et assurance inutiles | 140 équipements × 45 € | 6 300 € |
| Rachats évitables (matériel en stock non visible) | 35 portables × 1 100 € | 38 500 € |
| Temps DSI pour retrouver un matériel | 6 heures par semaine × 55 € | 17 200 € |
| Total ordre de grandeur 2026 | environ 87 000 € |
GLPI ou application sur mesure : le comparatif
GLPI est un excellent logiciel open source, très diffusé dans les collectivités et les ETI françaises. Il est conçu pour l'équipe informatique. La question est de savoir si vos processus et vos utilisateurs entrent dans son modèle.
| Critère | GLPI + intégration | Application sur mesure |
|---|---|---|
| Coût initial | 5 000 à 15 000 € HT | 20 000 à 45 000 € HT |
| Coût annuel | 2 000 à 6 000 € HT (hébergement, support, mises à jour) | 4 000 à 8 000 € HT |
| Inventaire automatique des postes | Agent GLPI natif | Connexion à GLPI agent, Intune ou OCS |
| Étiquettes QR et scan mobile | Plugins, ergonomie moyenne | Scan natif depuis le smartphone, photo, signature |
| Remise et restitution signées par le salarié | Possible avec plugins | Parcours dédié, PDF signé, notification RH |
| Liaison annuaire et achats | Annuaire LDAP natif, achats limités | Entra ID, ERP achats, fournisseurs |
| Utilisation par non-informaticiens (RH, services généraux) | Difficile | Interface simple, droits par rôle |
| Délai de mise en service | 4 à 8 semaines | 10 à 14 semaines |
La voie hybride est souvent la meilleure : garder GLPI comme référentiel technique (inventaire automatique, tickets) et ajouter une application sur mesure légère, 18 000 à 30 000 € HT, pour les étiquettes QR, la remise signée et la liaison achats. On combine la richesse de l'open source et l'adoption par les métiers.
Les fonctions qui font la différence
Trois fonctions expliquent l'essentiel du gain. D'abord les étiquettes QR collées sur chaque équipement : un scan au smartphone affiche le détenteur, la garantie et l'historique. Ensuite la liaison avec l'annuaire : un départ dans le SIRH déclenche automatiquement la demande de restitution. Enfin la liaison avec les achats : chaque commande crée une fiche avant même la livraison, ce qui ferme la porte au matériel jamais enregistré. Un inventaire physique complet sur 12 sites prend alors 2 à 3 semaines au lieu de 2 mois.
Mini cas pratique
Nicolas, DSI d'une ETI industrielle de 900 postes basée à Nantes, chiffre ses pertes à environ 87 000 € par an. Il choisit la voie hybride : GLPI existant conservé, application sur mesure à 32 000 € HT pour le QR, la remise signée et les liaisons Entra ID et achats, plus 6 000 € par an de maintenance. Le premier inventaire retrouve 118 équipements fantômes ; il résilie 85 licences et évite 30 rachats de portables dans l'année. Gain réalisé la première année : environ 63 000 €, pour un coût total de 38 000 €. Le projet est rentabilisé en 7 mois.
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FAQ
GLPI suffit-il pour une ETI de 900 postes ?
Pour l'inventaire technique et les tickets, oui, avec 5 000 à 15 000 € HT d'intégration. Il devient limité quand RH, services généraux ou managers doivent gérer remises et restitutions.
Combien coûte une application d'inventaire sur mesure ?
Entre 20 000 et 45 000 € HT selon les intégrations, et 18 000 à 30 000 € HT en complément d'un GLPI existant. La maintenance coûte 4 000 à 8 000 € HT par an.
Combien de matériel peut-on espérer retrouver ?
Les inventaires sérieux en ETI retrouvent en général 8 à 12 % d'équipements fantômes. Sur 1 400 équipements, cela représente 110 à 170 actifs.
Combien coûtent les étiquettes QR ?
Des étiquettes polyester résistantes coûtent 0,15 à 0,40 € pièce, soit moins de 600 € pour tout le parc. La pose se fait lors du premier inventaire.
Quel délai pour un premier inventaire complet ?
Comptez 10 à 14 semaines de développement puis 2 à 3 semaines d'inventaire physique sur 12 sites avec un référent par site.
Parlons de votre projet. Donnez-nous votre nombre de postes, de sites et vos outils actuels (GLPI, Intune, ERP) : nous chiffrons une solution entre 18 000 et 45 000 € HT livrée en 10 à 14 semaines. Devis détaillé sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
