Le verdict en trois phrases
Remplacer un logiciel de restauration scolaire vieillissant par un portail familles coûte de 40 000 à 80 000 EUR HT en ordre de grandeur 2026 pour une commune de 35 000 habitants, sur 4 à 6 mois, procédure de marché public comprise. Le retour sur investissement vient surtout des prévisions de repas transmises à la cuisine centrale : un gaspillage réduit de 8 points sur 3 800 repas par jour représente plusieurs dizaines de milliers d'euros par an. Les exigences à inscrire dès le cahier des clauses techniques sont PayFiP, l'hébergement souverain et la conformité RGAA.
Le périmètre fonctionnel attendu par une commune
Le DGS part d'une situation fréquente : réservations sur papier ou sur un logiciel installé en mairie, facturation mensuelle avec 6 à 10 % d'impayés, régimes alimentaires gérés dans un tableur par la diététicienne, et une cuisine centrale qui produit à l'aveugle sur la base des effectifs théoriques.
| Module | Usage | Exigence propre au secteur public |
|---|---|---|
| Portail familles | Inscription, réservation et annulation jusqu'à J-2 | RGAA, parcours assisté en mairie |
| Paiement en ligne | Prépaiement ou facture mensuelle | PayFiP de la DGFiP, titres de recettes |
| Quotient familial | Tarification selon les revenus | Import CAF, pièces justificatives |
| Régimes et allergies | PAI, menus sans porc, sans viande | Données de santé protégées, accès restreint |
| Pointage en école | Tablette des agents à l'entrée du réfectoire | Mode hors ligne, synchronisation le soir |
| Prévisions cuisine centrale | Nombre de repas par école et par régime à J-2 | Export vers le logiciel de production |
| Tableaux de bord | Fréquentation, impayés, gaspillage | Indicateurs pour le conseil municipal et la loi EGalim |
Les données de santé liées aux PAI méritent une attention particulière : elles doivent être visibles par la diététicienne et le responsable du réfectoire, jamais par l'ensemble des agents.
Le coût selon la voie choisie
Trois voies sont ouvertes à une commune en 2026. Les chiffres ci-dessous sont des ordres de grandeur du marché français.
| Option | Coût initial | Coût annuel | Délai | Point d'attention |
|---|---|---|---|---|
| Progiciel enfance en SaaS | 5 000 à 15 000 EUR HT de paramétrage | 8 000 à 20 000 EUR HT | 2 à 3 mois | Prévisions cuisine souvent limitées |
| Module du progiciel finances existant | 10 000 à 25 000 EUR HT | 6 000 à 12 000 EUR HT | 3 à 4 mois | Ergonomie familles faible |
| Application sur mesure périmètre essentiel | 40 000 à 55 000 EUR HT | 6 000 à 9 000 EUR HT | 4 mois | Réversibilité à exiger |
| Application sur mesure complète | 60 000 à 80 000 EUR HT | 8 000 à 12 000 EUR HT | 6 mois | Interface avec la cuisine centrale à cadrer |
| Achat via centrale d'achat publique | Selon catalogue | Selon catalogue | 1 à 2 mois de procédure | Choix restreint aux titulaires |
Sur le plan de la commande publique, un projet sous 90 000 EUR HT peut passer en procédure adaptée avec publicité allégée. Il faut compter 6 à 8 semaines entre la publication et la notification. Chez Kolonell, ce type de projet pour une collectivité est chiffré sur devis, après lecture du cahier des charges.
Hébergement souverain, PayFiP, RGAA : ce que cela change
L'hébergement souverain signifie concrètement un hébergeur établi en France, idéalement qualifié SecNumCloud si la commune le demande. L'écart de prix avec un hébergement standard est de l'ordre de 100 à 400 EUR HT par mois pour ce volume.
PayFiP impose un échange avec la DGFiP : la commune obtient son identifiant auprès de son comptable public, puis l'application génère les références de paiement. L'intégration demande en général 3 à 5 jours de développement et 3 à 6 semaines d'échanges administratifs.
Le RGAA concerne toute commune. La déclaration d'accessibilité est obligatoire et l'audit initial coûte en ordre de grandeur 4 000 à 8 000 EUR HT. Un parcours accessible profite aussi aux parents qui réservent depuis un téléphone d'entrée de gamme.
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Sylvie, DGS d'une commune de 35 000 habitants, pilote 14 écoles et 3 800 repas par jour sur 140 jours de service, soit 532 000 repas par an. Le coût des denrées est de 2,20 EUR par repas, soit 1 170 400 EUR par an.
Aujourd'hui, la cuisine centrale surproduit d'environ 12 % faute de réservations fiables. Avec des prévisions à J-2, la surproduction descend à 4 %, soit 8 points de gaspillage en moins. L'économie atteint 8 % de 1 170 400 EUR, donc 93 632 EUR par an. Pour une application à 65 000 EUR HT et 10 000 EUR HT de maintenance annuelle, le gain net la première année est de 18 632 EUR, puis de 83 632 EUR les années suivantes. S'y ajoute la baisse des impayés grâce au prépaiement PayFiP.
FAQ
Faut-il lancer un appel d'offres formel ?
Sous 90 000 EUR HT, une procédure adaptée suffit, avec une publicité proportionnée. Au-delà de 221 000 EUR HT, seuil européen 2026 pour les collectivités, la procédure formalisée devient obligatoire.
PayFiP est-il gratuit pour la commune ?
Le service PayFiP est fourni par la DGFiP ; la commune supporte les frais de commission carte bancaire, de l'ordre de 0,25 % plus 0,05 EUR par transaction pour les cartes européennes.
Comment protéger les données des PAI ?
Par un rôle dédié et un chiffrement des champs sensibles. Seuls la diététicienne et le responsable du site, soit 2 à 3 personnes par école, accèdent aux détails.
Combien de temps pour reprendre les données de l'ancien logiciel ?
Comptez 2 à 4 semaines pour 5 000 à 6 000 enfants inscrits, avec un export des familles, des quotients et des historiques de facturation.
La commune reste-t-elle propriétaire du code ?
Oui si le marché le prévoit, ce qui est recommandé. Exiger la cession des droits et la remise du code source garantit la réversibilité.
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Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
