Le verdict en trois phrases
Pour un service de prévention et de santé au travail interentreprises (SPSTI) qui suit 9 000 entreprises adhérentes dans la métropole lilloise, un portail adhérents bien conçu coûte 50 000 à 120 000 € HT (ordre de grandeur 2026) et prend 5 à 8 mois. L'hébergement HDS est obligatoire dès qu'une donnée de santé transite, soit 300 à 1 200 € par mois selon le volume et le niveau de service. Le gain se mesure sur deux chiffres : le taux d'absence aux convocations et le temps passé par les assistantes à ressaisir les déclarations d'effectifs.
Ce que doit faire le portail
Le SPSTI vit au rythme des obligations du Code du travail : visite d'information et de prévention (VIP), suivi individuel renforcé (SIR), visites de reprise, de mi-carrière et de préreprise. Chaque adhérent doit déclarer ses effectifs et leurs expositions chaque année, ce qui fonde la cotisation et la planification.
| Module | Fonction | Fourchette 2026 (HT) |
|---|---|---|
| Déclaration des effectifs | Import CSV ou DSN, catégories de suivi, expositions | 10 000 à 22 000 € |
| Convocations | Proposition de créneaux, confirmation, report en ligne | 12 000 à 28 000 € |
| Rappels SMS et e-mail | J-7 et J-1, lien de report | 3 000 à 7 000 € |
| Espace adhérent | Attestations, fiches d'aptitude, factures | 8 000 à 18 000 € |
| Interopérabilité DMST | Échange avec le logiciel médical existant | 10 000 à 30 000 € |
| Facturation des cotisations | Calcul per capita, relances | 5 000 à 12 000 € |
| Sécurité, audit, recette | Tests d'intrusion, conformité RGPD | 4 000 à 10 000 € |
La fourchette basse correspond à un portail de convocation et de déclaration couplé par fichiers au logiciel médical. La fourchette haute inclut une interopérabilité en temps réel, un espace salarié et un module de facturation complet.
Hébergement HDS et interopérabilité : les deux postes qui font dériver le budget
Le portail manipule des noms de salariés, des catégories de suivi et parfois des avis d'aptitude : ce sont des données de santé au sens du RGPD. L'hébergeur doit être certifié HDS, et le SPSTI doit tenir son registre de traitements et son analyse d'impact.
| Critère | Option économique | Option robuste |
|---|---|---|
| Hébergement HDS | 300 à 500 € par mois, mutualisé | 800 à 1 200 € par mois, dédié avec PRA |
| Disponibilité contractuelle | 99,5 % | 99,9 % |
| Échange avec le DMST | Fichiers planifiés chaque nuit | API en temps réel |
| Authentification adhérent | Identifiant et mot de passe | Double facteur obligatoire |
| Journalisation | Connexions | Chaque consultation de donnée sensible |
| Délai de mise en œuvre | 5 mois | 7 à 8 mois |
L'interopérabilité dépend de l'éditeur du logiciel médical : certains exposent une API documentée, d'autres n'acceptent que des imports. Demandez ce point dès le cadrage, il peut représenter 25 % du budget. Chez Kolonell, une application complexe se situe entre 7 M et 15 M+ FCFA, soit 10 670 à 22 870 € et plus, selon les interfaces et la sécurité exigées.
Calendrier type
Mois 1 : cadrage avec la direction, les médecins et les assistantes, choix de l'hébergeur HDS. Mois 2 à 5 : développement par lots, déclaration des effectifs d'abord, convocations ensuite. Mois 6 : recette avec 50 adhérents pilotes. Mois 7 et 8 : ouverture progressive et formation. Lancez la déclaration des effectifs avant la campagne annuelle de cotisation, sinon le premier usage tombe en pleine période de pointe.
Mini cas pratique
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François, directeur d'un SPSTI à Lille (scénario illustratif), organise 60 000 visites par an. Avec 18 % d'absences non prévenues, 10 800 créneaux sont perdus. Les rappels SMS et le report en ligne ramènent ce taux à 10 %, soit 4 800 créneaux récupérés. À 55 € de coût médical et administratif par créneau, le gain atteint 264 000 € par an. Pour un portail à 95 000 € et 9 600 € d'hébergement HDS annuel, le retour sur investissement arrive en moins de 5 mois.
FAQ
L'hébergement HDS est-il vraiment obligatoire ?
Oui, dès que le portail stocke ou transmet des données de santé à caractère personnel. Comptez 300 à 1 200 € par mois, avec un contrat qui précise la localisation en France ou dans l'UE.
Peut-on importer les effectifs depuis la DSN ?
Oui, un import des données DSN ou d'un CSV standard évite la ressaisie. Pour 9 000 adhérents, cela économise souvent 1 à 2 ETP pendant la campagne annuelle.
Combien de temps pour connecter le logiciel médical ?
De 4 à 10 semaines selon l'éditeur. Une API documentée réduit le coût de 30 à 50 % par rapport à des échanges de fichiers sur mesure.
Les rappels SMS réduisent-ils vraiment les absences ?
Dans les services de santé, un rappel à J-1 réduit couramment les absences de 30 à 40 %. Le coût unitaire d'un SMS reste sous 0,08 €.
Faut-il un espace pour les salariés eux-mêmes ?
Pas au lancement : l'adhérent employeur reste l'interlocuteur. Un espace salarié ajoute 10 000 à 20 000 € et une authentification renforcée.
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Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
