Le verdict en trois phrases
Pour un siège parisien de 1 500 collaborateurs en flex office, un SaaS de réservation facturé 3 à 6 € par utilisateur et par mois coûte 54 000 à 108 000 € par an au prix catalogue, soit 162 000 à 324 000 € sur 3 ans, sans jamais devenir votre actif. Un développement sur mesure intégré à Microsoft 365 et au contrôle d'accès par badge se situe entre 45 000 et 80 000 € HT, plus environ 8 000 € par an de TMA, pour un délai de 4 mois. Le sur-mesure devient pertinent dès que vous voulez mesurer le taux d'occupation réel et piloter la surface, pas seulement afficher un plan de salles.
Le vrai problème du directeur des services généraux
Depuis la généralisation du travail hybride, beaucoup de sièges franciliens fonctionnent avec un ratio de 0,6 à 0,7 poste par collaborateur. Le directeur des services généraux doit alors arbitrer entre deux plaintes opposées : les équipes qui ne trouvent pas de place le mardi et le jeudi, et la direction financière qui constate des plateaux vides le lundi et le vendredi, à un loyer de 700 à 900 € HT par m² et par an dans le centre de Paris.
Le besoin dépasse la simple réservation. Il faut savoir qui réserve sans venir (les « no-shows » atteignent souvent 25 à 35 % des réservations de salles), quels étages sont sous-utilisés et combien de mètres carrés pourraient être rendus au prochain renouvellement de bail.
Comparatif SaaS ou sur mesure sur 3 ans
| Critère (ordre de grandeur 2026) | SaaS de réservation | Application sur mesure |
|---|---|---|
| Coût de démarrage | 0 à 5 000 € de paramétrage | 45 000 à 80 000 € HT |
| Coût récurrent | 3 à 6 € par utilisateur et par mois | environ 8 000 € HT par an de TMA |
| Total 3 ans pour 1 500 utilisateurs | 162 000 à 324 000 € | 69 000 à 104 000 € HT |
| Total 5 ans | 270 000 à 540 000 € | 85 000 à 120 000 € HT |
| Intégration Microsoft 365 (Outlook, Teams) | standard | sur mesure, selon vos règles |
| Lien avec badges et capteurs | souvent en option payante | prévu au cahier des charges |
| Propriété des données d'occupation | chez l'éditeur | dans votre système d'information |
| Délai de mise en service | 4 à 8 semaines | environ 4 mois |
La lecture est simple : au prix catalogue, le sur-mesure est amorti dès la deuxième année. Les éditeurs consentent toutefois des remises de volume qui ramènent souvent la licence à 1,5 ou 2 € par utilisateur et par mois pour 1 500 postes, soit 81 000 à 108 000 € sur 3 ans : les deux options se recoupent alors, et le sur-mesure ne gagne qu'au-delà de 4 ans ou si le périmètre reste maîtrisé.
Ce que contient une application sur mesure bien cadrée
Le socle comprend la réservation de postes et de salles sur plan interactif, par étage et par zone d'équipe, avec des règles propres à votre organisation : réservation maximale à 14 jours, quotas par service, postes réservés pour les collaborateurs ayant des besoins d'aménagement. L'intégration Microsoft 365 synchronise les salles avec Outlook et Teams, et l'authentification passe par Entra ID, sans nouveau mot de passe.
Le lien avec le contrôle d'accès est ce qui change la donne. Si un collaborateur n'a pas badgé avant 10 h, sa réservation est libérée automatiquement. Le tableau de bord compare alors réservations et présence réelle par étage, ce qui donne un taux d'occupation mesuré et non déclaratif.
| Module | Part du budget | Fourchette 2026 |
|---|---|---|
| Plans interactifs et réservation postes et salles | 30 % | 13 500 à 24 000 € HT |
| Intégration Microsoft 365 et Entra ID | 20 % | 9 000 à 16 000 € HT |
| Connecteur badges et libération automatique | 15 % | 6 750 à 12 000 € HT |
| Tableau de bord d'occupation | 15 % | 6 750 à 12 000 € HT |
| Application mobile (PWA) et bornes d'écran | 10 % | 4 500 à 8 000 € HT |
| Recette, RGPD, formation | 10 % | 4 500 à 8 000 € HT |
Côté conformité, les données de présence sont des données personnelles : une analyse d'impact, une durée de conservation limitée et une information des représentants du personnel sont à prévoir avant le déploiement.
Mini cas pratique
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Claire, directrice des services généraux d'un siège de 1 500 collaborateurs dans le 8e arrondissement, occupe 12 000 m² à 800 € HT par m² et par an, soit 9,6 millions d'euros de loyer annuel. Après 6 mois d'usage de l'application, le taux d'occupation réel mesuré plafonne à 58 % en pointe. Elle prépare la restitution d'un plateau de 600 m² au renouvellement du bail, soit 480 000 € HT d'économie par an.
En face, le sur-mesure lui coûte environ 70 000 € HT de développement et 8 000 € HT de TMA annuelle, soit 94 000 € HT sur 3 ans. Même si la restitution n'intervient qu'en troisième année, l'application est remboursée en quelques semaines de loyer économisé. Le SaaS aurait coûté 162 000 à 324 000 € au prix catalogue sur la même période, ou environ 81 000 € avec une forte remise de volume, sans lui donner un accès complet aux données de badges.
FAQ
À partir de combien d'utilisateurs le sur-mesure devient-il rentable ?
En ordre de grandeur 2026, le point d'équilibre sur 3 ans se situe entre 300 et 1 000 utilisateurs selon le prix de licence négocié. En dessous de 300 utilisateurs, un SaaS reste presque toujours plus économique et plus rapide à déployer.
Peut-on commencer en SaaS puis migrer vers du sur-mesure ?
Oui, à condition d'exiger l'export de l'historique de réservations au format CSV ou par API dans le contrat. Prévoyez 2 à 3 semaines de reprise de données lors de la migration.
L'intégration avec Outlook et Teams est-elle complexe ?
Elle repose sur l'API Microsoft Graph et représente environ 20 % du budget. Elle demande un accès administrateur au tenant et un test sur un groupe pilote de 50 collaborateurs avant ouverture.
Comment réduire les réservations fantômes ?
La libération automatique d'une réservation sans badge avant une heure définie, par exemple 10 h, réduit typiquement les no-shows de 25 à 35 % à moins de 10 %. Un rappel la veille par Teams complète le dispositif.
Qui maintient l'application après la livraison ?
Une TMA d'environ 8 000 € HT par an couvre les correctifs, les mises à jour de sécurité et l'adaptation aux évolutions de Microsoft 365. Les évolutions fonctionnelles majeures sont chiffrées à part.
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Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
