Le verdict en trois phrases
Un service d'aide à domicile de 180 intervenantes et 1 200 bénéficiaires perd souvent l'équivalent d'un poste à temps plein en replanification manuelle, absences et ressaisies de télégestion. Une application de planification sur mesure, connectée à la télégestion exigée par le département, rentabilise son coût de construction en 12 à 24 mois face à un logiciel facturé 8 à 15 EUR par intervenante et par mois. Le projet réussit quand il part de vos vraies contraintes : remplacement en moins de 2 h, tournées optimisées et facturation sans ressaisie.
Le coût caché de la planification manuelle
À Bordeaux et dans la métropole, une structure de cette taille facture environ 38 000 heures par mois aux bénéficiaires, aux caisses de retraite et au département au titre de l'APA et de la PCH. Chaque heure non planifiée ou mal pointée est une heure qui ne se facture pas, ou qui se facture avec un litige. Les responsables de secteur passent une grande partie de leur journée au téléphone : une intervenante malade à 7 h 30, trois visites à redistribuer avant 9 h, un bénéficiaire hospitalisé dont il faut libérer les créneaux.
| Indicateur (ordre de grandeur 2026) | Situation sur tableur et logiciel générique | Objectif avec un outil adapté |
|---|---|---|
| Temps de replanification par responsable de secteur | 12 à 18 h par semaine | 4 à 6 h par semaine |
| Délai moyen de remplacement d'une absence | 3 à 5 h | moins de 2 h |
| Heures non facturées (pointages manquants, erreurs) | 1,5 à 3 % des heures | moins de 0,5 % |
| Kilomètres inter-vacations par intervenante et par jour | 35 à 50 km | 25 à 35 km |
| Ressaisie des pointages pour la facturation | 2 à 3 jours par mois | quelques heures |
| Taux de rotation des intervenantes | 25 à 35 % par an | réduit par des plannings stables |
Sur 38 000 heures facturées à environ 25 EUR de l'heure en moyenne, 1,5 % d'heures perdues représente 14 250 EUR par mois. C'est souvent ce chiffre, plus que le confort des plannings, qui justifie le projet auprès du conseil d'administration.
Ce que doit contenir l'application
Le cœur fonctionnel tient en cinq modules, que nous détaillons dans le cahier des charges avant tout chiffrage :
- Planning des interventions : récurrences, plans d'aide APA et PCH, compétences (toilette, aide au repas, transferts), préférences des bénéficiaires, secteurs géographiques.
- Moteur de remplacement : en cas d'absence, l'outil propose les 3 intervenantes disponibles les plus proches, compatibles et sous leur plafond horaire, puis envoie la proposition sur leur téléphone.
- Télégestion : pointage mobile par géolocalisation, badge NFC ou QR code au domicile, transmis au format attendu par le département et par l'outil de facturation.
- Application mobile intervenante : planning du jour, consignes, cahier de liaison, mode hors ligne pour les zones mal couvertes de l'Entre-deux-Mers ou du Médoc.
- Facturation et paie : export des heures réalisées vers votre logiciel comptable et de paie, majorations dimanche et jours fériés, kilomètres indemnisés.
La conformité n'est pas négociable : données de santé des bénéficiaires, consentement, journalisation des accès et hébergement certifié HDS lorsque le dossier contient des informations médicales.
Logiciel du marché ou sur mesure : comparatif chiffré
| Critère | Éditeur spécialisé du marché | Application sur mesure Kolonell |
|---|---|---|
| Tarification | 8 à 15 EUR par intervenante et par mois | construction au périmètre, sans coût par utilisateur |
| Coût annuel pour 180 intervenantes | 17 280 à 32 400 EUR | maintenance de 35 000 à 120 000 FCFA par mois (53 à 183 EUR) |
| Coût sur 5 ans | 86 400 à 162 000 EUR (hors modules optionnels) | 21 650 à 33 850+ EUR (construction complexe + maintenance Premium), hébergement HDS sur devis |
| Moteur de remplacement | souvent standard, peu paramétrable | règles propres à votre structure |
| Délai | 1 à 3 mois de déploiement | 4 à 6 mois |
| Propriété des données et du code | données exportables, code éditeur | code et données à vous |
Le budget de construction Kolonell suit la grille 2026 : application simple de 2 500 000 à 4 000 000 FCFA (3 810 à 6 100 EUR), moyenne de 4 000 000 à 7 000 000 FCFA (6 100 à 10 670 EUR), complexe de 7 000 000 à 15 000 000+ FCFA (10 670 à 22 870+ EUR). Un projet intégrant télégestion, mobile hors ligne et facturation relève en général de la catégorie complexe. Les connecteurs spécifiques à votre département ou à votre logiciel de paie sont chiffrés sur devis.
Un éditeur du marché reste un bon choix si votre fonctionnement est standard et si vous acceptez ses règles. Le sur mesure se justifie lorsque vos règles de remplacement, vos plans d'aide ou votre mix SAAD et SSIAD ne rentrent pas dans un logiciel générique.
Planning de déploiement en 4 à 6 mois
| Phase | Durée | Livrable |
|---|---|---|
| Ateliers avec responsables de secteur et intervenantes | 3 semaines | cahier des charges et maquettes validées |
| Planning, bénéficiaires, intervenantes | 6 à 8 semaines | version web utilisable par l'équipe planning |
| Application mobile et télégestion | 5 à 6 semaines | pointage et planning du jour sur téléphone |
| Moteur de remplacement et optimisation des tournées | 3 à 4 semaines | propositions automatiques de remplaçantes |
| Exports facturation et paie, pilote sur 1 secteur | 3 semaines | rapprochement heures planifiées et réalisées |
Le pilote sur un seul secteur, par exemple Bordeaux rive droite avec 40 intervenantes, permet de corriger les règles avant de généraliser.
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Mini cas pratique
Nathalie, directrice d'un service d'aide à domicile à Bordeaux, compte 6 responsables de secteur qui passent chacune 15 h par semaine à replanifier. Avec l'outil, elle vise 5 h par semaine.
- Temps récupéré : 6 × 10 h × 47 semaines = 2 820 h par an, soit environ 1,7 équivalent temps plein redéployé vers l'accompagnement des familles.
- Heures récupérées en facturation : passer de 1,5 % à 0,5 % d'heures perdues sur 38 000 h, c'est 380 h par mois, soit 9 500 EUR par mois à 25 EUR de l'heure.
- Investissement : construction complexe autour de 20 000 EUR, plus maintenance Premium à 183 EUR par mois et hébergement HDS chiffré sur devis.
Avec 9 500 EUR mensuels d'heures retrouvées, l'investissement est couvert en moins de 3 mois, même en doublant le budget pour absorber les imprévus.
FAQ
L'application peut-elle transmettre la télégestion au département de la Gironde ?
Oui, à condition de connaître le format attendu (fichier ou API) au moment des ateliers. Le connecteur se développe en 5 à 10 jours selon la documentation fournie.
Les intervenantes doivent-elles avoir un smartphone professionnel ?
C'est recommandé pour la traçabilité, mais l'application fonctionne aussi sur un téléphone personnel avec un profil dédié. Un smartphone d'entrée de gamme coûte 120 à 200 EUR en 2026.
Que se passe-t-il sans réseau au domicile du bénéficiaire ?
Le pointage et les consignes restent disponibles hors ligne et se synchronisent dès le retour du réseau. Ce mode représente environ 10 à 15 % de l'effort de développement mobile.
Combien de temps pour former les équipes ?
Comptez une demi-journée pour les responsables de secteur et 1 h pour les intervenantes, avec une fiche illustrée. Les structures de 150 à 200 intervenantes basculent en général secteur par secteur sur 4 à 6 semaines.
Peut-on reprendre l'historique de notre logiciel actuel ?
Oui, bénéficiaires, plans d'aide et intervenantes s'importent depuis un export CSV ou Excel. La reprise est chiffrée sur devis, généralement 3 à 8 jours selon la qualité des données.
Parlons de votre projet. Décrivez-nous votre organisation par secteurs et vos contraintes de télégestion, nous cadrons le périmètre et un planning de 4 à 6 mois. Devis détaillé sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
