Le verdict en trois phrases
Pour un groupe de services de 250 salariés en horaires décalés, un logiciel de planning SaaS coûte 3 à 8 EUR par salarié et par mois, soit 9 000 à 24 000 EUR par an. Le sur-mesure, entre 30 000 et 80 000 EUR HT sur le marché niçois et de 4 000 000 à 7 000 000 FCFA chez Kolonell, devient rentable quand vos règles (conventions collectives, sites clients, qualifications) ne rentrent pas dans un outil standard. Dans les deux cas, l'enjeu principal est le contrôle automatique des repos et des durées maximales, qui protège l'entreprise aux prud'hommes.
Ce que coûte chaque option sur trois ans
La DRH compare souvent un abonnement mensuel à un devis de développement. Ramené à trois ans et à 250 salariés, l'écart se lit autrement.
| Option (ordre de grandeur 2026, Nice) | Coût de départ | Coût annuel | Coût sur 3 ans | Adaptation aux règles internes |
|---|---|---|---|---|
| Excel + messages WhatsApp | 0 EUR | Temps managers, non chiffré | Risque juridique élevé | Totale mais manuelle |
| SaaS de planning entrée de gamme | 1 000 à 3 000 EUR | 9 000 EUR (3 EUR par salarié) | 28 000 à 30 000 EUR | Limitée |
| SaaS de planning complet | 3 000 à 8 000 EUR | 24 000 EUR (8 EUR par salarié) | 75 000 à 80 000 EUR | Paramétrable |
| Sur-mesure, agence locale (estimation marché) | 30 000 à 80 000 EUR HT | 5 000 à 12 000 EUR | 45 000 à 116 000 EUR | Totale |
| Sur-mesure Kolonell | 4 000 000 à 7 000 000 FCFA (6 100 à 10 670 EUR) | Maintenance 35 000 à 120 000 FCFA par mois + hébergement | Environ 10 000 à 21 000 EUR | Totale |
Un SaaS reste le bon choix si vos plannings suivent des cycles réguliers et une seule convention collective. Le sur-mesure prend l'avantage quand vous gérez plusieurs conventions (propreté, prévention et sécurité, services à la personne), des sites clients aux horaires imposés et des habilitations obligatoires par poste.
Les règles du Code du travail à automatiser
Un planning conforme se vérifie avant publication, pas après un contrôle de l'inspection du travail. Voici les contrôles que nous intégrons par défaut.
| Règle (droit commun 2026) | Seuil | Contrôle dans l'application |
|---|---|---|
| Repos quotidien | 11 heures consécutives minimum | Blocage si deux postes trop rapprochés |
| Repos hebdomadaire | 24 heures + 11 heures, soit 35 heures consécutives | Alerte sur la semaine glissante |
| Durée quotidienne maximale | 10 heures, sauf dérogation conventionnelle | Blocage ou justification obligatoire |
| Durée hebdomadaire maximale | 48 heures sur une semaine, 44 heures en moyenne sur 12 semaines | Compteur glissant par salarié |
| Travail de nuit | Entre 21 h et 6 h selon accord, contreparties dues | Calcul automatique des majorations |
| Délai de prévenance temps partiel | 7 jours ouvrés, 3 jours minimum par accord | Horodatage des modifications |
| Heures supplémentaires | Au-delà de 35 heures, majorations 25 % puis 50 % | Export vers la paie |
Les conventions collectives de votre secteur peuvent modifier plusieurs de ces seuils. Nous les paramétrons pendant le cadrage, avec votre juriste ou votre expert-comptable, avant d'écrire la moindre ligne de code.
Ce que comprend une application de planning sur mesure
Le périmètre type tient en cinq modules : planning par site et par équipe en glisser-déposer, application salarié pour consulter et échanger ses postes, gestion des absences et des remplacements, contrôles légaux, export vers le logiciel de paie (Silae, Sage, Cegid). Les échanges de postes entre salariés, validés par le manager en un clic, réduisent fortement les appels du dimanche soir. Délai habituel : 10 à 16 semaines, pilote compris.
Mini cas pratique
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Exemple illustratif : Sophie, DRH d'un groupe de propreté et d'accueil de 250 salariés à Nice, encadre 15 managers de site. Chacun passe environ 6 heures par semaine à construire et corriger les plannings. Si l'outil fait gagner ces 6 heures, cela représente 4 140 heures par an sur 46 semaines, soit environ 132 000 EUR à 32 EUR de coût horaire chargé. Même avec un gain réel de 3 heures, l'économie reste au-dessus de 65 000 EUR. Côté outil, un SaaS à 5 EUR par salarié coûte 15 000 EUR par an, soit 45 000 EUR sur trois ans. Une application Kolonell à 6 000 000 FCFA (environ 9 150 EUR), avec une maintenance à 75 000 FCFA par mois (environ 1 370 EUR par an) et 1 200 EUR d'hébergement annuel, revient à environ 16 860 EUR sur trois ans.
FAQ
Un logiciel de planning protège-t-il vraiment aux prud'hommes ?
Il ne remplace pas le conseil juridique, mais il conserve l'historique horodaté des plannings et des modifications. En cas de litige sur les repos ou les heures supplémentaires, ces preuves pèsent lourd, surtout sur les 3 ans de rappel de salaire possibles.
Peut-on connecter l'application à notre logiciel de paie ?
Oui, l'export des variables (heures, majorations, absences) vers Silae, Sage ou Cegid prend en général 5 à 10 jours de développement. Le format est validé avec votre gestionnaire de paie avant la mise en service.
Les salariés doivent-ils installer une application ?
Non, une application web installable depuis le navigateur suffit. Elle fonctionne sur tout smartphone et envoie des notifications lors de chaque changement de planning.
Combien de temps pour déployer l'outil sur 250 salariés ?
Comptez 10 à 16 semaines, dont un pilote de 3 à 4 semaines sur 1 ou 2 sites. La formation d'un manager prend environ 1 h 30.
Faut-il consulter le CSE ?
Oui, l'introduction d'un outil de gestion du temps de travail relève de l'information et consultation du CSE dans les entreprises de 50 salariés et plus. Prévoyez ce délai, souvent 1 mois, dans votre planning projet.
Parlons de votre projet. Envoyez-nous votre nombre de salariés, de sites et vos conventions collectives : nous chiffrons une application de planning dans la gamme 4 à 7 M FCFA avec un pilote en 10 semaines. Devis détaillé sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
