Le verdict en trois phrases
Pour une école d'ingénieurs qui gère 900 conventions de stage et 300 contrats d'alternance par an, une application sur mesure coûte en ordre de grandeur 25 000 à 45 000 EUR HT en 2026, livrée en 4 mois environ. Les trois briques qui font la différence sont la signature électronique des conventions, le portail entreprises et la connexion à Ypareo pour éviter la double saisie. Le gain principal se mesure en heures de gestionnaires libérées et en conventions signées avant le premier jour de stage, et non après.
Le circuit actuel et ce que l'application remplace
La responsable des relations entreprises jongle aujourd'hui entre un tableur partagé, des PDF envoyés par mail, des relances téléphoniques et la saisie manuelle dans Ypareo. Une convention de stage passe par quatre signataires : étudiant, entreprise, tuteur académique, direction des études. Chaque aller-retour perdu retarde le démarrage.
| Étape | Circuit actuel | Avec l'application |
|---|---|---|
| Saisie de l'offre ou du stage | Mail de l'étudiant, ressaisie | Formulaire étudiant prérempli depuis Ypareo |
| Validation pédagogique | Mail au responsable de filière | Workflow avec rappel automatique à J+3 |
| Génération de la convention | Modèle Word complété à la main | PDF généré avec les clauses de l'école |
| Signatures (4 parties) | Impression, scan, relances | Signature électronique, délai moyen 3 à 5 jours |
| Suivi du tuteur | Tableur | Fiche de suivi, évaluation en ligne |
| Évaluation de fin de stage | Formulaire papier ou mail | Questionnaire entreprise depuis le portail |
| Statistiques pour la CTI | Consolidation manuelle | Export en un clic par promotion |
Pour l'alternance, l'application suit le contrat, le calendrier école/entreprise, les visites du tuteur et les pièces destinées à l'OPCO. Le CFA associé conserve Ypareo comme référentiel ; l'application lit et écrit via son API plutôt que de le remplacer.
Budget détaillé : où se situent les 25 000 à 45 000 EUR HT
| Lot | Version essentielle | Version complète |
|---|---|---|
| Cadrage, ateliers avec scolarité et relations entreprises | 2 500 EUR | 4 500 EUR |
| Espace étudiant et workflow de validation | 6 000 EUR | 10 000 EUR |
| Génération et signature électronique des conventions | 4 500 EUR | 7 000 EUR |
| Portail entreprises (offres, conventions, évaluations) | 5 000 EUR | 9 000 EUR |
| Module alternance (contrats, calendrier, visites) | 3 000 EUR | 7 000 EUR |
| Connexion Ypareo et authentification CAS ou SSO | 2 500 EUR | 5 000 EUR |
| Recette, RGAA, formation | 1 500 EUR | 2 500 EUR |
| Total HT | 25 000 EUR | 45 000 EUR |
À ajouter en récurrent, estimation 2026 : signature électronique à 1 à 2 EUR par enveloppe chez un prestataire européen, soit 1 200 à 2 400 EUR par an pour 1 200 documents, hébergement en France autour de 80 à 200 EUR par mois, et maintenance corrective et évolutive.
Comparer avec une solution du marché
| Critère | Logiciel SaaS de gestion des stages | Application sur mesure |
|---|---|---|
| Coût d'entrée | 3 000 à 8 000 EUR de paramétrage | 25 000 à 45 000 EUR HT |
| Coût annuel | 6 000 à 15 000 EUR selon effectifs | 3 000 à 7 000 EUR (maintenance, signature, hébergement) |
| Clauses et circuits propres à l'école | Limités aux options prévues | Entièrement adaptés |
| Connexion Ypareo | Selon l'éditeur, parfois en supplément | Prévue au cahier des charges |
| Propriété des données et du code | Données exportables, code non | École propriétaire |
| Délai de mise en service | 1 à 2 mois | 4 mois environ |
Le SaaS reste pertinent pour une petite école. Au-delà de 1 000 dossiers par an, avec des circuits spécifiques et un CFA intégré, le sur mesure devient compétitif sur 4 à 5 ans.
Mini cas pratique
Exemple hypothétique : Nathalie, responsable des relations entreprises d'une école d'ingénieurs à Montpellier, et son équipe de trois gestionnaires traitent 1 200 dossiers par an.
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- Temps actuel : environ 2 h 30 par dossier entre saisie, relances et archivage, soit 3 000 heures par an.
- Avec l'application : 1 h 30 par dossier, soit 1 800 heures. Gain : 1 200 heures, environ 0,75 équivalent temps plein.
- Valorisation : à 38 EUR de coût horaire chargé, 45 600 EUR par an.
Avec un projet à 38 000 EUR HT et 5 000 EUR de coûts annuels, l'école rentre dans ses frais en environ 11 mois, et réduit le nombre de stages démarrés sans convention signée.
FAQ
La signature électronique a-t-elle la même valeur qu'une convention papier ?
Oui, une signature électronique simple ou avancée conforme au règlement eIDAS suffit pour une convention de stage. Le coût tourne autour de 1 à 2 EUR par document signé.
Faut-il remplacer Ypareo ?
Non. L'application se connecte à son API pour lire les étudiants et inscrire les contrats. Prévoyez 4 à 8 jours de développement pour cette intégration.
Les entreprises doivent-elles créer un compte ?
Un lien sécurisé suffit pour signer. Le compte devient utile pour les entreprises récurrentes, qui publient plusieurs offres par an et évaluent plusieurs stagiaires.
L'application doit-elle être accessible ?
Oui, un établissement d'enseignement supérieur est soumis au RGAA. Un audit et les corrections représentent en général 3 à 6 % du budget.
Peut-on démarrer avec les stages puis ajouter l'alternance ?
Oui, c'est une bonne façon d'étaler le budget : un premier lot à 25 000 EUR HT sur les stages, puis le module alternance de 3 000 à 7 000 EUR HT l'année suivante.
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Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
