Le verdict en trois phrases
Une agence qui ne mesure pas le temps passé par projet vend souvent à perte sans le savoir : les dépassements sont absorbés en silence et la marge s'érode. Une application de gestion de projets sur mesure pour une agence de 55 personnes coûte 180 000 à 400 000 MAD HT en 2026, pour un délai de 4 à 5 mois. L'objectif réaliste est un gain de +8 points de marge projet en 12 mois, grâce au suivi des temps, des budgets et à la facturation à l'avancement.
Le problème : trois outils, aucune vision de la rentabilité
Dans la plupart des agences, les tâches sont dans Trello, les temps dans Excel (quand ils sont saisis), les devis et factures dans un troisième logiciel. Personne ne peut répondre en temps réel à la question : « ce projet est-il rentable ? ».
| Symptôme | Fréquence typique en agence | Conséquence |
|---|---|---|
| Temps non saisis | 30 à 50 % des heures réelles | Coût projet sous-estimé |
| Dépassement non détecté | 1 projet sur 3 | Marge négative découverte à la clôture |
| Travaux hors devis non facturés | 5 à 12 % du chiffre d'affaires | Perte sèche |
| Facturation en fin de projet | Majorité des contrats | Trésorerie tendue, BFR élevé |
| Planning des ressources sur tableur | Permanent | Surcharge des créatifs seniors |
| Rentabilité par client inconnue | Permanent | Mauvais clients conservés |
Sur mesure ou SaaS du marché ?
Les outils de gestion de projets pour agences sont nombreux. Pour 55 utilisateurs, le calcul sur 3 ans est le bon point de départ.
| Critère | SaaS de gestion de projets | Application sur mesure |
|---|---|---|
| Coût par utilisateur | 15 à 30 USD par mois | Aucun |
| Coût annuel pour 55 personnes | 99 000 à 198 000 MAD | Maintenance 36 000 à 72 000 MAD |
| Coût d'entrée | 10 000 à 40 000 MAD de paramétrage | 180 000 à 400 000 MAD HT |
| Coût cumulé sur 3 ans | 307 000 à 634 000 MAD | 288 000 à 616 000 MAD |
| Facturation marocaine (TVA, ICE, mentions) | Souvent incomplète | Native |
| Adaptation aux métiers de l'agence | Partielle | Totale |
| Propriété des données | Éditeur | Agence |
À coût comparable sur 3 ans, le sur mesure gagne dès que la facturation doit respecter les règles marocaines, que l'agence vend des forfaits mixtes (retainers, production, médias) ou qu'elle veut relier planning et rentabilité.
Budget détaillé de l'application en 2026
Ordres de grandeur 2026 pour une agence de 50 à 60 personnes à Casablanca.
| Module | Contenu | Coût HT 2026 |
|---|---|---|
| Socle | Utilisateurs, rôles, clients, projets, tableau de bord | 50 000 à 90 000 MAD |
| Suivi des temps | Saisie quotidienne, minuteur, validation par le chef de projet | 30 000 à 60 000 MAD |
| Budgets et rentabilité | Budget vendu contre consommé, alertes à 80 % | 35 000 à 80 000 MAD |
| Planning des ressources | Charge par personne, disponibilités, conflits | 30 000 à 70 000 MAD |
| Facturation à l'avancement | Jalons, situations, factures conformes TVA et ICE | 25 000 à 60 000 MAD |
| Intégrations | Comptabilité, Slack ou Teams, Google Workspace | 10 000 à 40 000 MAD |
| Total | Selon périmètre | 180 000 à 400 000 MAD |
| Maintenance | Hébergement, correctifs, évolutions mineures | 3 000 à 6 000 MAD/mois |
Mini cas pratique
M. Bennani, DG d'une agence de communication de 55 personnes à Casablanca, réalise 22 millions MAD de chiffre d'affaires avec une marge projet moyenne de 18 %. Projet retenu : application à 290 000 MAD HT plus 4 500 MAD par mois, soit 344 000 MAD la première année.
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Gains estimés en ordre de grandeur 2026 : la saisie systématique des temps et les alertes à 80 % du budget permettent de facturer 3 % de travaux hors devis supplémentaires, soit 660 000 MAD, et de recadrer les projets déficitaires pour 1 % de marge, soit 220 000 MAD. La facturation à l'avancement réduit le délai d'encaissement de 25 jours. Avec un gain de marge de 4 points dès la première année, l'agence récupère 880 000 MAD, soit un retour sur investissement en 5 mois. L'objectif de +8 points est visé en régime de croisière.
FAQ
Les équipes vont-elles saisir leurs temps ?
Le taux de saisie dépasse 90 % quand la saisie prend moins de 2 minutes par jour, avec minuteur et rappel automatique à 17 h. La validation hebdomadaire par le chef de projet fait le reste.
Combien de temps pour lancer l'application ?
Comptez 4 à 5 mois : 3 semaines de cadrage, 12 à 16 semaines de développement par lots, puis 2 semaines de formation et de reprise des projets en cours.
La facturation est-elle conforme aux règles marocaines ?
Oui, les factures intègrent l'ICE, la TVA à 20 %, la numérotation chronologique et les mentions obligatoires. Elles s'exportent vers le logiciel comptable de l'agence.
Peut-on reprendre les projets existants de Trello ?
Oui, l'import des tableaux Trello et des fichiers Excel coûte 8 000 à 20 000 MAD selon le volume. L'historique des 12 derniers mois peut être conservé.
Peut-on commencer par un module ?
Oui, un premier lot (socle, temps, budgets) coûte 115 000 à 230 000 MAD et se livre en 10 à 12 semaines. Le planning et la facturation suivent ensuite.
Parlons de votre projet. Indiquez-nous la taille de l'agence, vos outils actuels et vos types de contrats : nous chiffrons un périmètre entre 180 000 et 400 000 MAD HT avec un planning de 4 à 5 mois. Devis détaillé sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
