Le verdict en trois phrases
Pour un groupe de 650 salariés sur 14 sites avec des conventions collectives différentes, un SIRH du marché coûte entre 31 000 et 70 000 EUR HT sur trois ans, sans toujours couvrir les règles locales de RTT, de fractionnement ou d'astreinte. Une application sur mesure de gestion des congés et absences se chiffre entre 28 000 et 55 000 EUR HT, se livre en 3 à 5 mois et devient rentable entre 26 et 36 mois selon le niveau d'abonnement évité. Le sur mesure se justifie quand les règles de calcul sont le vrai problème ; le SaaS reste le bon choix si vos sites appliquent une seule convention standard.
Ce que coûte chaque option sur cinq ans
La DRH bordelaise compare deux familles de solutions. Les SIRH modulaires facturent au salarié et par mois, souvent avec des frais de paramétrage et des options payantes pour le multi-conventions. L'application sur mesure demande un investissement initial puis une maintenance annuelle.
| Poste de coût (650 salariés) | SIRH du marché (estimation) | Application sur mesure |
|---|---|---|
| Mise en place / paramétrage | 4 000 à 12 000 EUR HT | Inclus dans le projet |
| Développement initial | 0 EUR | 28 000 à 55 000 EUR HT |
| Abonnement annuel | 31 200 à 70 200 EUR HT (4 à 9 EUR x 650 x 12) | 0 EUR |
| Hébergement et maintenance annuels | Inclus | 4 500 à 8 000 EUR HT |
| Module multi-conventions | Option de 1 à 2 EUR par salarié et par mois | Développé selon vos règles |
| Coût cumulé sur 3 ans | 97 600 à 222 600 EUR HT | 41 500 à 79 000 EUR HT |
| Coût cumulé sur 5 ans | 160 000 à 363 000 EUR HT | 50 500 à 95 000 EUR HT |
Ces chiffres sont des ordres de grandeur 2026. Beaucoup de groupes ne prennent qu'un module congés à 4 ou 5 EUR, ce qui rapproche le point mort de 36 mois. En revanche, dès que le SIRH impose des options pour gérer plusieurs conventions, le sur mesure s'amortit plus vite.
Le périmètre fonctionnel qui fait le prix
Le budget d'une application de gestion des absences dépend surtout de la complexité des règles et des intégrations. Voici la décomposition type d'un projet multi-sites.
| Module | Contenu | Budget indicatif |
|---|---|---|
| Moteur de règles | Acquisition CP, RTT, fractionnement, ancienneté, temps partiel, 3 à 5 conventions | 8 000 à 15 000 EUR HT |
| Workflow de validation | Demande, manager N+1, N+2, remplaçant, délégation pendant les absences | 4 000 à 8 000 EUR HT |
| Planning d'équipe et sites | Vue par site, taux de présence minimal, alertes de sous-effectif | 4 000 à 9 000 EUR HT |
| Arrêts maladie et justificatifs | Dépôt de pièces, suivi des subrogations, alertes de visite de reprise | 3 000 à 6 000 EUR HT |
| Export vers la paie | Fichier mensuel pour Silae, Sage, Cegid ou ADP, contrôle des écarts | 3 000 à 7 000 EUR HT |
| Authentification et rôles | SSO Microsoft 365, droits par site, journal des modifications | 2 500 à 5 000 EUR HT |
| Application mobile (PWA) | Demande depuis le téléphone, notifications | 3 500 à 5 000 EUR HT |
Une version minimale, avec moteur de règles, workflow et export paie, tient autour de 28 000 EUR HT. La version complète avec PWA, planning multi-sites et suivi des arrêts approche 55 000 EUR HT.
Délais, risques et conformité
Le projet se déroule en 3 à 5 mois : 3 à 4 semaines de cadrage des règles avec la paie, 8 à 12 semaines de développement, puis 3 à 4 semaines de recette en parallèle de la paie réelle. Le risque principal est le recensement incomplet des règles : chaque convention oubliée coûte une itération. Côté RGPD, les données d'arrêt maladie sont sensibles ; l'application doit limiter l'accès au motif, chiffrer les justificatifs et conserver un journal d'accès. L'hébergement en France chez un fournisseur certifié HDS n'est pas obligatoire pour de simples arrêts, mais un hébergement européen est recommandé.
Mini cas pratique
Claire, DRH d'un groupe de distribution à Bordeaux, gère 650 salariés sur 14 sites avec trois conventions. Le SIRH envisagé coûte 6,50 EUR par salarié et par mois, soit 50 700 EUR HT par an, plus 8 000 EUR de paramétrage. L'application sur mesure est chiffrée à 42 000 EUR HT avec 6 000 EUR de maintenance annuelle.
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- Sur mesure, coût sur 3 ans : 42 000 + 3 x 6 000 = 60 000 EUR HT
- SIRH, coût sur 3 ans : 8 000 + 3 x 50 700 = 160 100 EUR HT
En retenant un module SaaS limité aux congés à 4 EUR (31 200 EUR par an), l'écart mensuel reste de 2 100 EUR environ, soit un retour sur investissement vers 20 mois (42 000 / 2 100). À cela s'ajoutent environ 25 heures par mois économisées par l'équipe paie sur les corrections de soldes.
FAQ
Combien coûte une application de gestion des congés sur mesure en 2026 ?
Pour un groupe de 300 à 1 000 salariés, comptez 28 000 à 55 000 EUR HT selon le nombre de conventions, le workflow et l'export paie. La maintenance annuelle représente 12 à 18 % du budget initial.
Quel délai pour déployer l'outil sur 14 sites ?
Comptez 3 à 5 mois, dont 3 à 4 semaines de recette en parallèle d'un cycle de paie réel. Un déploiement par vagues de 4 à 5 sites limite les erreurs de solde.
L'application peut-elle alimenter notre logiciel de paie ?
Oui, via un export mensuel au format attendu par Silae, Sage, Cegid ou ADP, pour 3 000 à 7 000 EUR HT. Une API directe est possible si l'éditeur de paie la propose.
Quand un SIRH du marché reste-t-il préférable ?
Si tous vos sites appliquent une seule convention et que vous avez moins de 150 salariés, un SIRH à 4 EUR par mois coûte moins de 7 200 EUR par an. Le sur mesure n'est alors rentable qu'au-delà de 6 ans.
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Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
