Le verdict en trois phrases
Pour une PME de services de 60 techniciens, le vrai coût des feuilles de temps papier n'est pas la ressaisie de 4 à 6 heures par semaine, ce sont les heures facturables oubliées et les erreurs de paie sur les heures supplémentaires et les paniers. Une application de feuilles de temps terrain sur mobile, avec validation par le chef d'équipe et export direct vers Silae et la facturation, se livre en 6 semaines. Face à un SaaS à 6 à 15 EUR par utilisateur et par mois, le sur mesure devient rentable dès que vos règles (chantiers, astreintes, déplacements, conventions) sortent du standard.
Ce que coûte vraiment la ressaisie
Dans une entreprise rennaise de maintenance, d'électricité ou de nettoyage industriel, la feuille de temps papier passe par trois mains : le technicien qui la remplit le vendredi de mémoire, le chef d'équipe qui la signe, l'assistante qui la ressaisit dans le logiciel de paie et dans l'outil de facturation. Chaque étape ajoute des erreurs. Voici l'ordre de grandeur 2026 pour 60 techniciens :
| Poste de coût | Hypothèse | Coût annuel estimé |
|---|---|---|
| Ressaisie hebdomadaire | 5 h par semaine, 47 semaines, 32 EUR chargés | 7 520 EUR |
| Relances et corrections | 2 h par semaine pour feuilles manquantes | 3 010 EUR |
| Heures facturables non déclarées | 1 % de 90 000 h, à 52 EUR | 46 800 EUR |
| Erreurs de paie à régulariser | 3 à 5 bulletins par mois | 1 800 EUR |
| Retard de facturation | 6 jours de trésorerie sur 400 000 EUR mensuels | coût financier 2 000 à 3 000 EUR |
| Total | environ 61 000 à 62 000 EUR |
La ligne qui pèse est celle des heures oubliées. Un technicien qui saisit son temps sur le chantier, avec l'heure d'arrivée géolocalisée et le bon d'intervention associé, en oublie beaucoup moins qu'en remplissant une feuille le vendredi soir.
SaaS, sur mesure ou grille Kolonell
L'application fait peu de choses, mais elle doit les faire parfaitement : saisie des heures par chantier ou par client depuis le téléphone, mode hors ligne pour les sous-sols et les zones rurales d'Ille-et-Vilaine, paniers repas et indemnités de trajet calculés selon la convention collective, validation hebdomadaire par le chef d'équipe, export des variables de paie vers Silae et des heures facturables vers l'ERP ou l'outil de facturation.
| Option | Build (EUR HT) | Récurrent | Total sur 3 ans, 60 utilisateurs | Adaptation aux règles maison |
|---|---|---|---|---|
| SaaS feuilles de temps entrée de gamme | 0 à 1 500 de paramétrage | 6 EUR par utilisateur et par mois | 13 000 à 14 500 | limitée |
| SaaS de gestion terrain complet | 2 000 à 5 000 | 15 EUR par utilisateur et par mois | 34 400 à 37 400 | moyenne |
| Sur mesure, agence rennaise | 6 000 à 14 000 | 15 à 20 % du build par an | 8 700 à 22 400 | totale |
| Sur mesure, agence à Dublin | 8 000 à 18 000 | 15 à 20 % du build par an | 11 600 à 28 800 | totale |
| Grille Kolonell, application simple | 3 810 à 6 100 | maintenance de 50 EUR par mois | 5 610 à 7 900 | totale |
Les lignes SaaS et agences sont des estimations de marché 2026. La ligne Kolonell correspond à sa grille du 11/10/2026 pour une application simple (2 500 000 à 4 000 000 FCFA, soit 3 810 à 6 100 EUR HT) et à son contrat de maintenance Basique de 35 000 FCFA (50 EUR) par mois.
Le SaaS reste le bon choix si vos règles sont standard et que vous acceptez son export paie tel quel. Dès qu'il faut gérer des astreintes, des majorations de nuit propres à votre accord d'entreprise ou une affectation multi-chantiers à la demi-heure, les contournements dans un tableur réapparaissent et annulent le gain.
Planning en 6 semaines
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| Semaine | Livrable |
|---|---|
| 1 | ateliers avec la paie et deux chefs d'équipe, règles de calcul |
| 2 | maquettes mobiles validées sur le terrain |
| 3 et 4 | application mobile hors ligne et back-office de validation |
| 5 | export Silae et facturation, tests sur un mois de données réelles |
| 6 | pilote avec une équipe de 10 techniciens, puis déploiement |
Mini cas pratique
Exemple illustratif : Gwenaël, gérant d'une PME de maintenance de bâtiments à Rennes, emploie 60 techniciens qui facturent environ 90 000 heures par an à 52 EUR. Son assistante consacre 5 heures par semaine à la ressaisie.
Il retient une application sur mesure à 5 500 EUR HT et une maintenance de 600 EUR par an, soit 7 300 EUR sur 3 ans. Si l'application récupère seulement la moitié des heures oubliées, soit 450 heures par an, elle rapporte 23 400 EUR de facturation supplémentaire chaque année, plus 6 000 EUR de temps administratif libéré. Le projet est remboursé en moins de 3 mois.
FAQ
L'export vers Silae est-il fiable ? Oui, Silae accepte l'import de variables de paie par fichier structuré : heures normales, supplémentaires à 25 et 50 %, paniers, indemnités. Le format est testé sur un mois complet de données avant la mise en service.
Les techniciens sans smartphone professionnel peuvent-ils l'utiliser ? Oui, l'application web s'ouvre sur tout téléphone récent. Prévoyez un forfait mobile à 5 à 10 EUR par mois si vous équipez les techniciens, et une tablette partagée au dépôt pour les autres.
La géolocalisation est-elle conforme au RGPD ? Oui si elle se limite au pointage d'arrivée et de départ, avec information préalable des salariés et consultation du CSE. Le suivi continu pendant la journée est à proscrire, la CNIL le juge disproportionné.
Peut-on ajouter les notes de frais plus tard ? Oui, c'est l'évolution la plus fréquente, avec photo du justificatif et export comptable. Comptez 1 500 à 3 000 EUR HT selon les règles de remboursement.
Que se passe-t-il si un technicien oublie de saisir ? Une relance automatique part le jeudi, puis le chef d'équipe voit les feuilles manquantes sur son écran de validation. En pratique, le taux de feuilles complètes dépasse 95 % après un mois.
Parlons de votre projet. Envoyez-nous le nombre de techniciens, vos règles de paie et votre outil de facturation : nous chiffrons l'application sur notre grille de 2 500 000 à 4 000 000 FCFA (3 810 à 6 100 EUR HT) avec un planning de 6 semaines. Devis détaillé sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
