Le verdict en trois phrases
Un dossier salarié rangé dans un partage réseau, avec des droits hérités depuis dix ans, est la configuration que la CNIL retrouve le plus souvent après une fuite de données RH. Une application dédiée, avec chiffrement des pièces, droits par rôle, journalisation et durées de conservation automatiques, coûte en ordre de grandeur 30 000 à 65 000 EUR HT pour une ETI et se livre en 3 à 5 mois. Face à une amende plafonnée à 4 % du chiffre d'affaires mondial et au coût d'une crise sociale, le calcul se fait vite.
Ce que reproche la CNIL à un serveur de fichiers partagé
La DRH d'une ETI industrielle de la cuvette grenobloise, 650 salariés répartis sur trois sites, stocke contrats, avenants, arrêts maladie, entretiens annuels et pièces disciplinaires dans une arborescence Windows. Quatorze personnes y ont accès, dont deux anciens stagiaires dont les comptes n'ont jamais été désactivés. Aucun journal ne permet de savoir qui a ouvert le dossier d'un salarié en contentieux.
Cette situation coche plusieurs manquements au RGPD : absence de minimisation des accès (article 5), sécurité insuffisante (article 32), conservation illimitée de données qui devraient être purgées, et impossibilité de répondre en un mois à une demande d'accès d'un salarié. Les données de santé figurant dans les arrêts de travail sont en plus des données sensibles au sens de l'article 9.
| Exigence RGPD | Serveur de fichiers partagé | Application RH sur mesure |
|---|---|---|
| Accès limité au besoin d'en connaître | Droits par dossier, rarement revus | Rôles DRH, RRH de site, manager, paie, salarié |
| Sécurité des données sensibles | Fichiers en clair sur le disque | Chiffrement AES-256 au repos, TLS 1.3 en transit |
| Traçabilité | Aucune ou journaux système illisibles | Journal horodaté de chaque consultation et export |
| Durées de conservation | Manuelles, souvent jamais appliquées | Purge automatique par type de pièce |
| Droit d'accès du salarié | Recherche manuelle sur plusieurs jours | Export du dossier en quelques minutes |
| Sanction maximale | Jusqu'à 4 % du CA mondial ou 20 M EUR | Risque fortement réduit et démontrable |
Le périmètre fonctionnel et ce qu'il coûte en 2026
Une application de dossiers RH n'est pas un SIRH complet : elle ne remplace ni la paie ni la gestion des temps. Elle sécurise le coffre documentaire et le cycle de vie du dossier, de l'embauche à l'archivage. Ce positionnement explique un budget raisonnable.
| Module | Contenu | Coût indicatif 2026 (EUR HT) |
|---|---|---|
| Socle sécurité | Authentification SSO, double facteur, rôles, chiffrement | 8 000 à 15 000 |
| Dossier salarié | Pièces typées, versions, recherche, fiche synthèse | 7 000 à 14 000 |
| Conservation et purge | Règles par type de pièce, alertes, archivage intermédiaire | 4 000 à 8 000 |
| Journalisation et audit | Journal inaltérable, tableau de bord des accès, exports | 4 000 à 9 000 |
| Portail salarié | Consultation de ses pièces, demande d'accès RGPD | 4 000 à 10 000 |
| Reprise des données | Import et classement de l'existant, contrôle qualité | 3 000 à 9 000 |
| Total | Livraison en 3 à 5 mois | 30 000 à 65 000 |
À ce budget s'ajoutent l'hébergement sur un cloud français, idéalement qualifié ou certifié HDS si des données de santé détaillées sont stockées, pour 150 à 400 EUR par mois, et la maintenance, de l'ordre de 15 % du coût de construction par an.
Les durées de conservation sont le cœur du paramétrage. Les recommandations de la CNIL servent de base : bulletins de paie conservés 5 ans par l'employeur, documents relatifs aux contrats 5 ans après le départ, éléments disciplinaires effacés au-delà de 3 ans sans nouvelle sanction. L'application applique ces règles toute seule, avec une validation humaine avant chaque purge.
Le rôle du CSE et de l'analyse d'impact
Une application qui permet de tracer les consultations du dossier par les managers peut être perçue comme un outil de contrôle. Il faut donc informer et consulter le CSE en amont, avec une présentation claire des finalités. Une analyse d'impact (AIPD) est fortement recommandée dès que des données de santé sont traitées à grande échelle : comptez 3 000 à 6 000 EUR HT si elle est confiée à un cabinet, ou 4 à 8 jours de travail du DPO en interne.
Mini cas pratique
Besoin d'un site web professionnel ?
Kolonell crée des sites web qui attirent des clients, optimisés pour le marché sénégalais. Devis gratuit en 2 minutes.
Isabelle, DRH de l'ETI grenobloise, chiffre le scénario de la fuite. Un ancien stagiaire publie les arrêts maladie de 40 salariés. Coût estimé : notification CNIL et accompagnement juridique 25 000 EUR, gestion de crise et communication 15 000 EUR, sanction possible pour une ETI de 120 M EUR de chiffre d'affaires de 0,1 à 0,5 % en pratique, soit 120 000 à 600 000 EUR, sans compter les contentieux prud'homaux.
Le projet retenu coûte 52 000 EUR HT de construction plus 280 EUR par mois d'hébergement, soit environ 62 000 EUR sur trois ans avec la maintenance légère hors hébergement. Il fait aussi gagner du temps : les réponses aux demandes d'accès passent de 2 jours à 30 minutes, et l'équipe RH récupère environ 6 heures par semaine de recherche documentaire, soit près de 280 heures par an.
FAQ
Faut-il obligatoirement un hébergement HDS ?
L'hébergement HDS est exigé pour les données de santé produites dans le cadre de soins, pas systématiquement pour les arrêts de travail détenus par l'employeur. Beaucoup d'ETI choisissent quand même un hébergeur certifié, pour un surcoût de 20 à 40 % sur la facture mensuelle.
Peut-on connecter l'application au logiciel de paie ?
Oui, par API ou par échange de fichiers sécurisé. Une interface simple avec un logiciel de paie du marché représente 3 000 à 7 000 EUR HT de développement.
Le chiffrement ralentit-il la recherche ?
Non si l'architecture est bien pensée : les métadonnées indexées restent consultables et seules les pièces sont chiffrées. Une recherche sur 50 000 documents reste sous la seconde.
Qui détient les clés de chiffrement ?
Idéalement un service de gestion de clés distinct de l'hébergeur applicatif, avec une rotation annuelle. Ce choix ajoute 30 à 80 EUR par mois mais protège même en cas de compromission du serveur.
Combien de temps pour reprendre l'existant ?
Pour 650 dossiers et environ 30 000 fichiers, la reprise prend 3 à 5 semaines, dont une partie de classement manuel par l'équipe RH.
Parlons de votre projet. Décrivez-nous votre organisation RH et vos sites : nous cadrons les rôles, les règles de conservation et le planning de reprise, sur 3 à 5 mois. Devis détaillé sous 48 h. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
