Le verdict en trois phrases
Une application de suivi-évaluation (M&E) sur mesure pour une ONG de Cotonou coûte entre 5 000 000 et 11 000 000 FCFA en 9 à 13 semaines, contre 60 000 à 200 000 FCFA par mois pour un SaaS type ODK/CommCare loue à vie. Le gain décisif n'est pas le prix : c'est le passage d'un rapport bailleur de 3 semaines à 3 jours et la fin des données dupliquées à la ressaisie. Sur un cycle de financement de 3 ans, une app auditable et offline sécurise les renouvellements bien plus sûrement qu'un tableur partagé.
Pourquoi le papier et Excel coûtent cher à une ONG
Le coût réel n'est pas la licence Excel : c'est le temps humain et les financements perdus. Une équipe terrain qui saisit deux fois (carnet papier puis tableur au bureau) génère des erreurs, et un bailleur qui reçoit un rapport non tracé peut geler une tranche.
| Poste de perte | Situation papier/Excel | Avec app M&E offline |
|---|---|---|
| Délai rapport bailleur | 3 semaines | 3 jours |
| Données dupliquées / ressaisies | ~40 % des lignes | -80 % |
| Temps de consolidation mensuelle | 5-6 jours/agent | 0,5 jour/agent |
| Traçabilité (qui a saisi quoi, quand) | quasi nulle | 100 % horodatée |
| Risque de gel de tranche bailleur | élevé | faible |
Coût de développement par module (estimation 2026)
Une ONG n'a pas besoin de tout dès le départ. On priorise la collecte offline et les indicateurs, puis on ajoute la géoloc et les tableaux de bord bailleur.
| Module | Fourchette FCFA | Délai indicatif |
|---|---|---|
| Collecte offline (formulaires, sync) | 1 500 000 - 2 800 000 | 3-4 semaines |
| Registre bénéficiaires + déduplication | 900 000 - 1 800 000 | 2-3 semaines |
| Indicateurs & cadre logique | 1 000 000 - 2 000 000 | 2-3 semaines |
| Géolocalisation des sites/ménages | 600 000 - 1 200 000 | 1-2 semaines |
| Tableaux de bord bailleur (export PDF/Excel) | 1 000 000 - 2 400 000 | 2-3 semaines |
| Gestion des rôles & audit | 500 000 - 1 100 000 | 1-2 semaines |
Build vs Buy sur 3 ans
Le SaaS paraît moins cher le premier mois, mais le coût d'usage cumulé et l'absence de personnalisation (indicateurs spécifiques au bailleur, langues locales) inversent le calcul.
| Scénario | Année 1 | Année 2 | Année 3 | Total 3 ans |
|---|---|---|---|---|
| SaaS M&E (130 000 FCFA/mois) | 1 560 000 | 1 560 000 | 1 560 000 | 4 680 000 |
| App sur mesure (build 8 000 000 + maintenance 900 000/an) | 8 900 000 | 900 000 | 900 000 | 10 700 000 |
| App sur mesure amortie (valeur actif + gains temps) | — | — | — | positif dès l'année 2 |
Au-delà de 3 projets ou 4 000 bénéficiaires suivis, l'app sur mesure devient l'actif le plus rentable car elle supprime les frais récurrents de gel de tranche et de ressaisie.
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Mini cas pratique
Grâce, coordinatrice M&E d'une ONG de Cotonou (4 projets, 12 agents terrain), passait 5 jours par mois à consolider les carnets papier, soit 60 jours/an. Avec l'app offline, la consolidation tombe à 0,5 jour par agent et par mois. Sur 12 agents, elle économise environ 54 jours-agent par an. Valorisés à 12 000 FCFA/jour, cela représente ~648 000 FCFA de temps récupéré annuellement, sans compter la tranche bailleur de 8 000 000 FCFA débloquée à temps grâce à un rapport auditable livré en 3 jours.
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FAQ
Combien coûte la version minimale utilisable ? Une première version avec collecte offline et indicateurs de base démarre autour de 5 000 000 FCFA et se livre en 9 semaines. On ajoute la géoloc et les tableaux bailleur ensuite.
L'app fonctionne-t-elle sans réseau sur le terrain ? Oui, c'est le coeur du système : les agents saisissent hors ligne et la synchronisation se fait dès qu'un réseau 3G/4G ou Wi-Fi est disponible, avec 0 perte de données.
Peut-on exporter dans le format exigé par le bailleur ? Oui, exports PDF et Excel personnalisés selon le cadre logique. Le rapport passe de 3 semaines à 3 jours de préparation.
Combien coûte la maintenance annuelle ? Comptez 700 000 à 1 000 000 FCFA par an pour l'hébergement, les corrections et les évolutions d'indicateurs, soit moins que 8 mois de SaaS.
Et si on ajoute un nouveau projet ou bailleur ? L'architecture est multi-projets : ajouter un cadre logique coûte une fraction du build initial, souvent 300 000 à 700 000 FCFA selon la complexité des indicateurs.
Discutons de votre projet. On cadre vos indicateurs et votre budget M&E en un appel. WhatsApp +221 77 596 93 33.
Mohamed Bah
Fondateur, Kolonell
Passionné par le digital et l'entrepreneuriat en Afrique, Mohamed accompagne les entreprises sénégalaises dans leur transformation digitale depuis 2020. Fondateur de Kolonell, il croit que chaque PME mérite une présence en ligne professionnelle et accessible.
